结算体系简介

一、 企业业务管理存在的问题

目前企业管理手段中，对业务管理还没有一个管控方法去保证业务运转的规范性和合理性，业务管理普遍存在手续不全、重复计算、单据丢失等情况，绝大部分企业没有基于合规单据的业务报表体系，决策层难于及时掌握企业真实的生产和运营状态。结算体系的建立和结算系统的应用能有效解决上述问题。

二、 结算体系的定义

结算体系主要是作为公司财务管理向业务环节的延伸，通过对业务单据的体系化管理，实现对业务手续、授权、签署的管控，对单据及附件资料的审核，对各环节业务数据的记录和统计，并实现公司综合数据报表的汇总和生成。

三、构建结算体系的原则

构建结算体系要依据以下原则：

1、规范性

结算工作遵循实事求是，按章办事的基本原则，上级和公司的各项管理制度、规定、权限是开展核算结算工作的依据，当管理制度、规定、权限发生变化时，审核依据要及时更新，确保各项业务手续符合制度要求。

2、严谨性

业务部门提交的每一份业务单据要严格审核，单据的必备要素缺一不可，对于不符合要求的单据一定要拒收并退回补齐手续，确保各项业务流程手续齐全。

3、真实性

业务单据的审核要确认日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等。

四、 结算工作方法

结算体系的主要工作是将公司各项管理制度细化并形成不同单据的审核对照表，在日常工作时对当天提交的业务单据进行审核、登记、录入，在每日工作结束时进行日结、复核、统计、钉装、保存，并生成各类日报、汇总性报表及异常报表，提交相应部门使用。

1、纳入管理单据的确认

结算部门将公司现有业务单据进行整理优化后，会同公司财务部及相关业务部门共同确定该部门主办的纳入统一管理的单据，经汇总后报公司总经理会议审核通过后，正式确认为由公司统一管理的单据。结算部门根据总经理会议通过的结果，对不同单据制定对应的管理要求，并通知业务部门将纳入公司统一管理的单据按要求交结算部处理。

2、单据的审核

结算员根据审核对照表依序对单据及其附件进行要素完整性、权限和签名的对照审核，如审核不通过时，则退还给经办人完善手续；当审核通过后，单据方可进行签收登记。

3、单据的交接及登记

结算员将审核通过的单据填写《单据登记签收表》，并交经办人签名确认。对需要流转到下一环节的单据加盖结算部的业务章或出具业务单据审核确认表交予经办人继续下一步的工作。对由结算部门存档保管的单据，结算员则将单据原件按照要求进行处理。

4、单据的录入、日结和复核

结算员将当日经办单据按单据类型分别在对应单据录入表录入数据。结算员每日按要求对当日工作进行日结，将单据和录入资料、日结单等交直属上司进行复核。

5、数据统计及报表

① 结算员将复核后数据按项目填写各类汇总表以及项目卡，并将汇总表发给结算部负责人进行二次汇总。

② 结算部门负责人根据结算员上报的一级汇总表，按不同部门形成部门日报、周报、月报，并按照公司的经营需要，生成公司各项经营日报、月报、年报，按规定将相关业务数据发送给指定人。

流程图如下：

五、结算工作质量的管控

1、单据的钉装

单据钉装应遵循以下原则：

① 单据在钉装前结算员需检查单据种类、份数以及每份文件的页数是否齐全完整。

② 单据需将原件、附件、请示、批复合一钉装，并按正件在前、附件在后，请示在前、批复在后的顺序进行钉装。

2、单据的保管

单据钉装后按项目和日期分类存放在结算部指定文件柜保管，结算员不得擅自将单据资料带出工作场所。

3、单据的移交

结算员每日钉装保存的单据，财务性单据则由结算部指定人员每天下班前在结算员处取出后移交至财务部保管，移交时双方须在移交登记表登记签字确认；如单据非财务性单据则由结算部指定人员于每月月结后3日内，在结算员处取出审核后移交档案室集中保管，移交时双方须在移交登记表登记签字确认。

4、单据的查阅

按照档案管理的制度进行查阅管理。

5、单据的借阅

按照档案管理制度进行借阅管理。

6、单据的权限及手续变更

结算部门的审核对照表依据为上级及本公司的各项规章制度、上级及公司审批权限表、公司总经理会议会签资料等。当业务单据的审核依据发生变更时，业务部门需将变更后的审核事项交给结算部，结算部根据变更后的审核依据填写《单据审核对照表变更手续登记薄》，交予结算部负责人确认后完成单据权限及手续变更。

7、发现问题后的整改及优化

结算部门收到承办部门单据后对单据进行审核，如审核不通过则交还经办人完善手续。如结算员在审核过程中发现同一业务单据多次审核不通过，结算部向承办部门发出整改通知单，要求承办部门按整改通知单整改。如承办部门没有按整改通知单整改，结算部将派结算员到承办部门进行现场培训指导，督促承办部门按要求整改。

8、单据的内审

对结算部门进行内部审计是结算体系的重要的一部分，通过内审工作对结算工作进行监督，对结算员进行绩效考核，可以提高结算部的工作质量，确保各项业务管理手续的严格执行。

六、报表

1、常规报表

结算部负责人根据结算员上报的一级汇总表，按不同部门形成部门日报、周报、月报，并按照公司的经营需要，生成公司各项经营日报、月报、年报，按规定将相关业务数据发送给指定人。

2、异常报表

结算员通过业务单据数据，按照审定的计算公式进行计算，将计算得出的理论值与生产实际值进行差异对比，对差异较大的数据进行标注，按规定发送给相应业务部门指定人员对异常情况进行原因分析，对发现的日常管理中存在的漏洞和瓶颈，制定改进完善或提升的措施和方案，实现管理水平的循环上升。

七、报表的使用

（后续专门论述）

八、结算系统开发

（后续专门论述）