印章管理基础问题No.5 印章刻制、备案和风险

◎◎ 引言

单位可以刻制的印章种类主要包括公章、专用章（包括财务、合同、发票专用章等）、个人名章和钢印等。单位刻制印章应当遵守法律规定和单位内部规定的刻制流程，应当经过备案程序。随意刻制印章会给单位埋下隐患，可能导致单位承担不利的法律后果。

一、单位通常可以刻制印章的种类（以企业和民办非企业单位为例）

（一）企业可以刻制的四大类印章

1、公章

用于单位对外事务处理，如涉及工商、税务、银行等外部事务处理。以单位名义出具各类证明和声明等事务需要加盖公章。对外签订各类合同在很多情况下也会使用单位公章（也可以使用合同专用章）。

2、专用章，包括财务、合同、发票专用章

财务专用章，用于公司财务票据的出具。支票等在出具时需要加盖财务专用章。

合同专用章，顾名思义，通常在公司签订各类业务合同时需要加盖，但是要求必须使用公章的合同就不能加盖合同专用章。

发票专用章，在公司开具发票时需要加盖。

3、个人名章

是指印有个人姓名的印章，在企业中一般只有法定代表人、负责人等部分具有专门职能的人员，才会有个人名章。但个人名章也不仅仅代表了个人，个人是按照单位的意思从而加盖个人名章，因此该类印章往往用于特定的用途，如出具票据、证明、签订合同时加盖此印章。

4、钢印

是指用钢板刻制的上下阴阳两块印模组成的印章，一般情况下，它是权威部门专门使用的、用于鉴别证件、文书和文件真伪的重要印章。

（二）民办非企业单位可以刻制印章的种类

根据《民办非企业单位印章管理规定》，民办非企业单位可以刻制的印章主要分为三大类：（1）名称印章；（2）办事机构印章；（3）专用印章（包括钢印和财务专用章）。

二、刻制印章的具体流程

目前，我国关于印章刻制问题主要法律依据来自于国务院发布的《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》和民政部、公安部联合发布的《社会团体印章管理规定》。同时还有其他一些文件对上述文件进行的补充，例如，国务院发布的《中华人民共和国企业法人登记管理条例》，公安部发布的《印铸刻字业暂行管理规则》，还有各地区制定的地方性印章管理办法。

单位刻制印章，一般先要经过单位内部的审批，然后凭借单位出具的证明文件或介绍信，到专门的刻章机构进行刻制。刻制时或者完成后，该印章还需要经过公安机关的备案程序。刻制个人名章还应提供本人有效身份证件、单位证明和授权委托书。

各地公章刻制备案等流程都得到了优化，切实做到了便民利民。这里以在北京申请刻制公章为例，略作解释。

1、查询公章刻制企业名录

在北京申请刻制印章的单位刻制企业印章，应到北京市范围内经公安机关许可的公章刻制企业办理刻制备案。申请人可以进入北京市公安局官方网站，搜索并下载《北京市公章刻制企业名录》。申请人也可以通过手机微信公众号“首都治安微提示”内的“公章备案”版块，对刻制企业名录、公章备案材料、公章备案途径进行查询。

2、公章备案材料

依据公安机关对外公示的公章刻制备案流程相关规定，企业办理公章备案所需材料包括：刻制企业（含个体工商户）法定名称章，应由企业法定代表人（负责人）持《营业执照》副本原件和复印件及其有效身份证明办理。企业法定代表人（负责人）无法亲自办理的，可授权他人代为办理，经办人应持《营业执照》副本原件和复印件、法定代表人（负责人）授权书及其有效身份证明复印件办理。刻制企业内设部门公章、业务专用章，应持《营业执照》副本原件和复印件、加盖企业法定名称章的介绍信。

企业法定代表人是外国人的，应提供法定代表人签名确认的外文材料中文译本。企业刻制中外文对照的法定名称章，应另行提供企业法定代表人签名确认的外文译本。

3、公章备案流程

申请刻制印章的单位刻制公章时，由公章刻制企业将申请刻制印章的单位信息通过网上同步报送公安机关备案。

其他地区的印章刻制流程大同小异，申请刻制印章的人需要关注各个地方的相关规定，按照规定办理即可。

三、印章备案的必要性及流程

印章刻制后并非可以直接投入使用，应当依法先向/到相关部门进行备案登记。

例如，根据《民办非企业单位印章管理规定》的第四条第一款的规定，民办非企业单位的印章经公安机关备案后，方可启用。因此，备案是印章投入使用的一个必经环节。对于使用或者认可使用非备案印章效力的单位，无权对该单位的非备案印章的使用效力作出选择性认可。单位如果使用未备案的印章，可能导致盖有未备案印章的文件具有法律效力，引起一些没必要的纠纷，所以，刻制印章时/后应该向公安机关申请备案。

关于印章的备案流程，目前并无统一规定，如公章在刻制后就由刻制单位直接向公安机关报送备案。

四、随意刻制印章风险多

1、单位无法统计印章数量和具体情况

单位印章刻制的操作流程不清晰，没有审批程序，只要业务需要，领导和/或部门都可以随便刻制印章，导致单位无法对所有印章进行及时有效的监管，无法统计出所有印章的情况，从而导致单位承担不必要的法律责任。

在南通四建集团有限公司与北京城建集团有限责任公司财产损害赔偿纠纷案（案号：（2019）京01民终1062号）中，赵某以虚构其负责北大新媒体产业园区和中关村孵化产业基地项目招投标的事实，以需要交纳保证金为由骗取了南通四建公司资金1210万元。赵某被判无期徒刑，其无财产可供执行。于是，南通四建公司向赵某供职的北京城建集团提起财产损害赔偿。经法院查明，赵某在北京城建集团建设工程总承包部工作期间，利用其职务身份及北京城建集团提供的工作职务便利，向南通四建公司发出邀请招标、提供招标文件，在这些文件中均有北京城建集团的公司公章，同时又查明北京城建集团存在规章制度缺失、随意刻制印章等现象。北京市第一中级人民法院经审理认为，赵某实施的诈骗行为已经足以使南通四建公司有理由相信赵某有权代理北京城建集团进行相关招标安排，城建集团对此负有明显过错，因此，北京城建集团应当承担南通四建公司所遭受到的部分损失的赔偿责任。

2、印章刻制后启用规则不清晰

印章刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间，让人有机可乘，利用职权签订超出其权限范围的合同或协议。

在肥城华益晨燃气有限公司与河北鑫星调压器有限公司买卖合同纠纷案（案号：（2019）鲁09民终740号）中，河北鑫星公司（供方）与肥城华益晨公司（需方）签订销售合同，双方均在合同中加盖公章，肥城华益晨公司公章编号尾号为3001。后河北鑫星公司向肥城华益晨公司主张货款，肥城华益晨公司在对账函中确认货款数额，并加盖尾号为5064的公章。因肥城华益晨公司未履行还款义务，河北鑫星公司诉至法院。肥城华益晨公司认为其在对账单加盖的尾号为5064号公章系案外人以欺骗手段刻取。山东省泰安市中级人民法院经审理认为，肥城华益晨公司虽然没有将其作为合法印章正式启用，但是这属于公司经营管理过程中出现的内部治理问题，河北鑫星公司作为善意的第三人，完全有理由相信该对账行为系代表肥城华益晨公司而为，该对账行为的法律后果仍应由肥城华益晨公司承担。

3、随意刻制印章且不备案

印章刻制不在公安部门指定的单位进行刻制，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

在吉安市依玛实业有限公司与周某川民间借贷纠纷案件（案号：（2017）赣08民终1050号）中，马某飞向周某川借款600万元。借款到期后，依玛公司为该债务提供担保，周某川找到案外人在借条上加盖了依玛公司公章。后周某川向法院提起诉讼，要求马某飞立即归还借款本金600万元及利息，依玛公司承担连带责任。江西省吉安市中级人民法院经审理认为，依玛公司的公章不是在公安部门指定的单位进行刻制，该公章属于私刻使用，并交由他人保管，依玛公司存在疏于企业公章管理、放任他人持有公章的现象，因此，在依玛公司未提供他证据的情况下，依玛公司应对归还借款承担连带责任。