为做好2023届毕业生档案工作，交大希望学院档案室召开“2023届毕业生档案工作培训会议”。党委副书记、副院长殷俊，学生处副处长姚佳男，档案室主任周丽丽及2023届毕业班全体辅导员老师参加了此次会议。会议就毕业生档案整理步骤、常见问题处理办法等做出详细讲解。党委副书记、副院长殷俊就毕业生档案工作推进事宜做了布置安排。
会议着重讨论了毕业班档案整理的具体步骤和时间安排，使辅导员老师尤其是新任辅导员老师对毕业生档案工作“心中有底”，会后，相关学生档案工作已有条不紊地开展。
你知道吗？
毕业生档案关系到学生本人毕业后的就业
职称评定、转正定级、
户口迁移、进一步升学等各方面
企事业单位招聘员工
国家公务员的选拔等都要审查档案
因此毕业生档案非常重要
毕业生应该如何妥善处理自己的档案?
专升本同学专科档案在人才交流中心调回学校？
本校专升本档案如何处理？
档案需申请留校如何办理？
毕业生档案材料盖章是否走流程？
……
快快看过来！
Q
毕业学生档案邮寄地址三要素是什么？
A:
为了保证档案的安全、转寄的准确，毕业生请提前与用人单位或生源地人才服务中心沟通，明确正确的转寄地址，档案邮寄地址必须同时满足三个要素：一是详细地址: X省X市X区(县) X街道X号（这才是具体地址）；二是接收单位名称：X人事处/ X人力资源部或X市(县)人才服务中心或人力资源和社会保障局（这是单位名称，不是具体地址）；三是档案接收单位联系电话。就业系统开通后，应认真核对、规范填写档案邮寄地址。
Q
毕业了，我的档案要放哪里？
A:
（一）已经找到工作的毕业生：
1.到政府部门、部队、国企、事业单位工作的毕业生：这些单位一般都有人事档案管理权限，档案调过去，就是保存在该单位内部人事档案室。操作过程：确定自己被录用时，让单位人事部门开具《调档函》,《调档函》及时交给所就读学院管档案的老师。注意：如果用人单位需紧急调用您的档案，告知学院老师将您档案放入提前寄出类别。同时按照就业系统要求认真规范填写档案邮寄地址三要素。
2.到三资企业、外资企业、独资企业、民办学校、民营企业工作的毕业生：由于这些单位内部没有人事档案管理权限，因此您们的档案可以寄到单位附近的（非生源地）或生源地人才服务中心。操作过程：档案存放生源地人才服务中心，不需要调档函，需事先咨询该人才中心邮寄地址与电话，并在就业系统中核对地址，一旦发现地址有误应及时与招就处老师联系；档案存放非生源地人才服务中心，需非生源地人才服务中心开具《调档函》, 调档函交给所就读学院管档案的老师，同时按照就业系统要求认真规范填写档案邮寄地址三要素。需要提前寄出可告知老师放入提前转寄类别。
（二）考取本校研究生的毕业生
确定自己被录取后，告知所就读的学院管档案的老师，提醒老师将您的档案放入考取本校研究生类别并做好登记。
（三）考取外校研究生的毕业生
确定自己被录取后，将录取学校的调档函及时拿给学院管档案的老师，提醒老师将您的档案放入提前寄出类别并做好登记。
（四）毕业了，未找到工作的毕业生
1.无论您是否参加工作，都可以要求把档案寄到生源地的人才服务中心或人力资源和社会保障局。操作过程：请同学们填报就业系统前务必提前弄清楚生源地档案邮寄具体地址电话。在系统选择档案回到生源地的选项，核对地址，如发现系统中无具体地址或地址有误，及时与招生就业老师说明情况；注意：邮寄地址具体地址也必须同时具备三要素（详见须知第一条）。届时由招就处会统一到相关地区大学生就业服务中心（校外部门）开回报到证，您学院管档案老师会统一把报到证的白联放入您的个人档案中，由学生档案室统一寄出。
2.也可以把档案托管在学校两年。操作过程：1.需与学校签订《托管协议书》; 2.托管后两年内想转出档案，报到证由学生自己办理。温馨提醒：托管两年期满档案不一定能自动转回生源地（原因见须知第11点）本人未回学校转档，视为废弃档案。
Q
生源地人才服务中心或人社局具体地址电话，要怎么获取？
A:
方法一：确定好自己的生源地，网上搜，一般都会有，搜到具体地址和电话之后，一定要打电话咨询，进一步确认，确保地址准确。
方法二：本人亲自或委托亲戚朋友去生源地人才服务中心或人社局现场问清楚信息。
Q
档案在哪些情况下需要托管在校？
A:
（一）延迟毕业，必须办理托管在校。
（二）未找到工作，可以寄回生源地，也可托管两年在校（托管后转档所需材料由学生自己办理）。
（三）考上了公务员，对方单位要求到学校来政审的，或正在等待政审的同学可先办理托管。
（四）其他情况，本人认为需要托管的，可以托管在校。
Q
档案托管在校的同学，l两年内办理档案调出需要什么手续？
A:
（一）档案托管在校，两年内又回到学校办理转到生源地的同学需以下调档材料：
1.不需要调档函，需要提供具体地址和联系电话。
2.报到证。由学生自己办理报到证。
3.托管协议书。
委托他人来办理调档需提供：委托人的身份证复印件、委托书。
（二）档案托管在校，两年内又回到学校转到单位内部档案室或单位附近人才服务中心的同学需以下调档材料：
1.调档函。档案接收单位开具调档函。
2.报到证。由学生自己办理报到证。
3.托管协议书
委托他人来办理调档需要提供：委托人的身份证复印件、委托书。
（三）档案托管在校，两年内考取研究生的同学需以下调档材料：
1.调档函。录取学校研究生院开具调档函，拿调档函回民大学生档案室调档。
2.托管协议书
委托他人来办理调档需要提供:委托人的身份证复印件、委托书。
Q
什么时候可以查我的档案去向？是不是越及时追踪越好？
A:
毕业时就在就业系统填写档案寄出的同学们，不用自己办手续。您需要做的是：等到8月10日以后打电话或本人亲自去到档案接收单位去确认。越及时追踪档案去向越好！
Q
档案转存人才服务中心或人力资源和社会保障局是否安全可靠？毕业后形成的需归档的材料是否可以随时存入个人档案袋中？
A:
安全可靠。人才服务中心或人力资源和社会保障局是和学校档案部门一样是具有档案保管权限的机构。人才服务中心或人社局提供（免费）档案保管服务。在工作中形成的需要归档的材料，可以随时通过单位密封好寄到人才服务中心放入个人档案袋，继续补充。工作中如果需要用到个人学籍档案也可从人才服务中心复印所需材料。比如成绩单复印件等。
Q
档案先托管在生源地人才服务中心，找到工作后，是否可以从生源地人才服务中心调入单位或单位附近人才服务中心？
A:
可以。您回家的时可以自己去办调档手续，或委托家人去办理即可，很方便。
Q
我可以自带档案到单位或人才服务中心吗？或者我可以把档案从人才服务中心或单位提取出来拿在自己手上吗？
A:
不可以。根据国家档案管理规定，学生档案是人事档案的重要组成部分，严禁个人自带档案。档案之间的转递只能是单位对单位的调转，学校可以为同学们免费寄出档案。
Q
党员档案单独调出，需要什么材料？
A:
党员档案都是放学籍档案袋中，根据档随人走的原则，一起寄出。特殊情况下，党员档案需要单独寄出，需要接收单位开具“调档函”，内容写明要调的材料是“党员档案”，切记：不可把《党组织关系介绍信》当成《调档函》。党员档案调出后不再收回。
Q
档案托管在校，两年后会自动转入生源地吗？
A:
不一定能自动转回生源地。因为大学生就业服务中心开具报到证的系统不一定能把托管到期的毕业生报到证都打印出来，比如：2017年到期的有300多人，但是大学生就业服务中心仅能识别批量打印报到证的只有100 多人，剩下的这200多人必须毕业生本人亲自现场去办报到证，报到证拿到学校才能办理档案转寄相关手续。遇到这样事情是非常麻烦的，所以建议毕业生毕业时尽可能将档案直接转寄回生源地，以免毕业后还要为转递自己的个人档案操心。
Q
填报就业系统的时候需要二次确认档案邮寄地址吗？
A:
必须二次确定，没有二次确认系统默认档案发回生源地，二次确认的时间，请注意学校就业工作处通知。
Q
延迟毕业的学生的学籍档案会自动转回生源地吗？
A:
不会，因为报到证无法开出，报到证需要自己到所在地区大学生就业服务中心办理；毕业生登记表也不完整。延迟毕业的学生等拿到毕业证后，携带毕业证原件，新成绩单到学生档案室办理调档手续，方可调出。
Q
学生档案用哪种快递转递？
A:
全日制毕业学生档案由学校档案馆统一收集保管和转递，根据教育部有关规定，从2015年6月24日起，大学生学籍档案将由“中国邮政EMS标准快递”方式转递。
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本期素材|党委宣传部 档案室
本期编辑|杨若昕 李思娴
本期编审|郭瑾皓
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