印章管理基础问题No.8 印章使用中的风险和管理

◎◎ 引言

在内容未完善的合同或文件上加盖印章，或者将印章借与他人使用，或者使用私刻或仿冒的印章，或者不能及时收回和/或移交印章，单位就必然处于各种不可测的风险之中。当然，印章使用中的风险远不止这些，以上例举只是想起到窥一斑而知全豹的效果。

一、在内容未完善的合同或文件上加盖印章的风险和管理

1、风险

实践中，因单位印章管理混乱或某些人为了图方便，有人会预先在内容未完善的合同或文件上加盖印章。事后，时不时会因为那些加盖印章的内容未完善的合同或文件被他人（主要是合同相对方）“过度”使用而产生纠纷。

单位将加盖了印章的内容未完善的合同或文件交由合同相对方处分的行为，在法律上相当于一种几乎无限制的授权行为。也就是说，合同相对方“有权”对内容进行“任性”填充。除非合同或者文件违反了法律的效力性强制性规定，或者，除非单位能举证证明合同或文件上所填充的内容不是单位的真实意思，法院倾向于判令单位收到该合同或者文件的约束。

在霍邱县宋店乡人民政府、安徽兴隆律师事务所法律服务合同纠纷一案（案号：（2019）皖民申413号）中，宋店乡人民政府曾委托兴隆律师事务所代理某一案件，双方签订了四份《委托代理合同》，合同上加盖了宋店乡人民政府公章。盖章后宋店乡人民政府将协议交予兴隆律师事务所，但交付已盖章合同时宋店乡人民政府联系人、律师代理费用等条款仍为空白。之后，宋店乡人民政府主张律师代理费用等条款均为兴隆律师事务所事后填写，其数额与双方实际约定数额不一致，因此请求法院确认《委托代理合同》对宋店乡人民政府不产生效力。

安徽省高级人民法院经再审审理认为，虽然《委托代理合同》上服务费数额系在合同上预留的空白处手写形成，但宋店乡政府不能证明该内容系兴隆律师事务所事后单方填写。即便宋店乡政府在合同上加盖公章时服务费数额处为空白，宋店乡政府将加盖公章的服务费数额为空白的合同交给兴隆律师事务所，也应该视为授权兴隆律师事务所对服务费数额的确定；兴隆律师事务所事后填写的服务费数额不违反法律、行政法规及律师服务收费的相关规定，该服务费数额对宋店乡政府发生法律效力。

2、风险管理

通过上述案例可以看出，虽然在内容未完善的合同或文件上加盖印章可能便于单位的生产经营活动，但是上述操作的风险性远远大于其便利性，且风险的大小也不好评估。为了防止无法预知的风险，单位至少应该做到：

首先，应当尽可能地杜绝在空白的纸张、内容未完善的合同或文件中加盖印章的行为，从根源上防止上述风险发生。

第二，即使在特殊情况下需要在内容未完善的合同或者文件中加盖印章，那么也要绝对确保对加盖印章的内容未完善的合同或文件的有效、可控管理，防止上述合同或者文件落入不法分子或者其他利欲熏心的人的手中并失控，给单位造成不必必要的损失。

还有，要事先留存有价值的证据，或者事后固定有价值的证据，用以证明合同签订时双方真实的意思表示，防止因盖章的内容未完善的合同或文件中所载的内容与合同或者文件订立时意思表示不一致而给单位造成莫须有的损失。

二、将印章借与他人使用的风险和管理

1、风险

实践中，部分单位存在持有其他单位印章的情况，或者将本单位印章向他人或者其他单位出借的情况。尤其是在存在挂靠关系的情况下，单位有时会同意向挂靠单位出借印章。根据我国法律的规定，印章是法人财产，除非法律法规存在禁止性规定，单位有权将本单位印章对外出借或者作出其他处分行为。

从法律角度来说，无论印章出借人和印章的实际保管人之间如何约定，对于不知道双方约定的善意第三人来说，出借印章就视为单位允许印章的实际保管人以单位名义使用印章，就视为单位向印章的实际保管人进行了无保留的授权，印章出借人和印章实际保管人之间构成代理的法律关系。印章出借人对印章的实际保管人的代理行为一般须承担法律责任。

在河北胜达永强新型建材有限公司与中信银行股份有限公司天津分行、河北宝硕股份有限公司银行承兑汇票协议纠纷再审案（案号：（2007）民二终字第35号）中，胜达永强公司向宝硕公司出借印章，宝硕公司后持该印章以胜达永强公司名义与中信银行签订《承兑汇票承兑协议》等，使胜达永强公司之后对中信银行负担高额债务。

最高人民法院经审理认为，胜达永强公司有权将印章向宝硕公司借出，且胜达永强公司对印章借出的事实是明知的。在这种情况下，宝硕公司有权持印章与中信银行签订合同。另外，中信银行并不知晓胜达永强公司与宝硕公司就出借印章事宜进行的约定，该约定对中信银行不产生效力。

再来看看伪造印章所加盖的文件仍然被认定为视同单位真实意思表示的案例。伪造的印章，而不是借用的印章，都可能被认定为代表单位的真实意思表示，更不用说借用印章了。

在刘某国诉汪某剑、朱某荣、天安保险盐城中心支公司交通事故人身损害赔偿纠纷案（《中华人民共和国最高人民法院公报》2012年第3期（总第185期））中，被告汪某剑驾驶三轮载货摩托车与刘某国驾驶的电动自行车相撞，汪某剑被认定为应负事故主要责任。该载货摩托车处于车主朱某荣在天安盐城支公司投保的第三者综合损害责任险保险期内。苏州市中级人民法院经审理查明，本案中载货摩托车的保险单是天安盐城支公司响水营销部负责人刘某星在任职期间伪造天安盐城支公司的业务专用章、私自印制保单进行销售的。天安盐城支公司不承认该伪造印章的效力，拒绝承担责任。苏州市中级人民法院经审理认为，本案中虽然载货摩托车的保单上加盖的业务专用章为伪造，但保单的内容和形式与真保单一致，作为善意相对人的被保险人朱某荣有理由相信自己购买的保险是真实的，保单的内容也并不违反有关法律的规定，响水营销部的行为在民法上应当视为天安盐城支公司的行为，天安盐城支公司应承担赔偿责任。

2、风险管理

为了防止因将印章借与他人使用而给单位造成损失，单位至少应当做到以下几点：

首先，单位应当严格限制直至禁止向他人出借印章的情形发生。

其次，如果确有必要将印章借与他人使用，则应当要求借用人必须在单位（出借人）的严格监督下使用印章。

第三，单位可与借用人约定出借印章的用途，并及时告知可能的第三方印章已经出借的事实。不过，单位应当始终清醒地意识到，如果借用人肆意违约，风险实不可测。

第四，对于分支机构或者项目部门的人员进行严格管理，杜绝出现私刻印章的情形发生。

三、使用私刻或仿冒印章的风险和风险管理

1、风险

部分单位由于业务量过大，在公安机关备案的印章满足不了单位随时使用特定印章需要的时候，单位就会有强烈地刻制和使用不备案印章的冲动。单位、单位某个员工或单位以外的人员出于不同的目的，都有可能会私刻特定的印章。实践中，私刻单位公章的情形最为常见。私刻某种印章导致其他人遭受到各种损失的情形发生时，单位也常常会被要求承担各种责任。

在汪某雄与重庆群洲实业（集团）有限公司、朱某德建设工程施工合同纠纷案（案号：（2016）最高法民申255号）中，重庆群洲公司云南分公司注册登记资料中的公章编号为“5001021801137”。但该分公司负责人梁某霖却另外私刻了一枚编号为“50010218011375”的公章，与相对人朱某德签订了授权委托书，委托后者签订工程施工协议及相关结算协议，朱某德遂接受委托使用“50010218011375”号公章签订和履行合同。后来，重庆群洲公司主张该公章是私刻，朱某德持该公章签订的合同不应对公司产生效力。

最高人民法院经审理认为，编号为“50010218011375”的公章曾被重庆群洲公司使用与云南省大理州漾濞县普坪发电有限公司签订《大理州漾濞县普坪电站工程施工合同》，该公司随后支付给重庆群洲公司的工程款均进入到重庆群洲公司云南分公司的账户，工程款的收款收据上均盖有该编号的公章，重庆群洲公司并未提出异议。此外，大理市人民法院受理的一起案件中，重庆群洲公司作为被告参加诉讼，其提供的《企业法人营业执照》、《组织机构代码证》、《授权委托书》复印件上，均盖有编号为“50010218011375”的公章。既然在此之前重庆群洲公司未对编号为“50010218011375”的公章提出任何异议，说明公司之前对该公章的使用明确予以认可，自然也应当认可本案中朱某德使用该公章签订合同的行为，因此合同对重庆群洲公司产生效力。

2、风险管理

为了防止因使用私刻或仿冒的印章给单位造成损失，单位应该考虑从以下方面关注：

首先，单位应杜绝使用未备案的印章。无论是从私刻印章的保管难度的角度，还是从防范他人使用私刻印章的角度，单位使用私刻印章都承担着较大的风险。

其次，严格执行规范的印章管理制度，规范用印审批、用印监督流程，在企业印章遗失、被盗抢或者发现他人私刻单位印章时，应当及时采取收缴、追回、登报公示和/或报案等措施。

最后，关于印章的管理规定（包括印章刻制、使用、保管及授权等管理规定）系单位内部管理规定，必要时可以向交易相对方进行告知，有可能起到防范不利后果发生的作用。

四、未及时收回、移交印章的风险和风险管理

1、风险

单位按规定办理了单位法人的各种变更登记，却未采取有效措施收回原持有人持有的公章和/或其他印章，这种风险是非常巨大的，因为，印章的持有人会做出什么事情，是单位无法控制的。

在单位（尤其是企业）控制权争夺战之中，印章争夺战会非常惨烈，因为“印信”的意义太重大了。有些企业因为印章争夺战导致企业治理陷入僵局，企业经营管理受到严重影响，甚至会导致企业发展陷于停滞甚至因此一蹶不振。类似案例不胜枚举，以下以最高人民法院的再审案例再次略表一二。

在苏某滨、龙岩市红邦水电有限公司公司证照返还纠纷案（案号：(2019)最高法民申2444号）审判监督程序中，最高人民法院经审理认为，本案再审审查的重点是：1.苏某滨主张其合法占有红邦公司的公章、土地使用权证等证照的抗辩理由是否有事实和法律依据；2.苏某滨应否返还红邦公司的相关证照。

最高人民法院经审理认为，《民法总则》第六十一条第一款规定：“依照法律或者法人章程的规定，代表法人从事民事活动的负责人，为法人的法定代表人。”公司法定代表人作为代表公司从事民事活动的负责人，在不与公司章程、授权冲突的前提下，有权行使对内管理公司运营、对外代表公司履行职务等行为。本案中，陈某斌作为法定代表人有权代表红邦公司就公司证照返还提起诉讼。一审、二审法院认定陈某斌作为法定代表人有权代表红邦公司就公司证照返还提起诉讼，有法律依据。

苏某滨申请再审主张本案系陈某斌假借公司名义、损害苏某滨及公司利益而引发的纠纷。首先，陈某斌在工商登记信息上确系红邦公司的法定代表人，依法享有公司法定代表人的权利，苏某滨没有举证证明陈某斌系假借公司名义诉讼；其次，苏某滨主张陈某斌损害苏某滨和公司利益，并没有提交证据予以证明，故苏某滨的该项申请再审理由缺乏事实和法律依据。

苏某滨申请再审主张其持有公司证照是有权占有，是基于股东会决议的结果，股东会决议属于公司文件，受到陈某斌控制。但是，在一审、二审阶段以及申请再审期间，苏某滨均没有提供证据证明其该项主张。二审法院以苏某滨没有证据证明其为有权占有为由，认定苏某滨继续占有、管理公司证照依据不足，该认定并无不当。

2、风险管理

为了防止未及时收回、移交印章的过程中产生未知的不可确定的风险，单位至少可以从以下方面考虑防范措施：

首先，当印章需要从前一保管人向新的保管人移交时，应当实施移交记录，即移交前后印模、移交人、接收人、监交人及移交时间等信息详细记录。

第二，移交印章时，不要给任何保管人得以印章私用的机会；也不要“试图”考验任何人的道德底线，最终可能会得不偿失。

第三，凡是有可能直接使用或者保管印章的人，都应该签署承诺书，承诺其在不当使用和/或保管印章甚至故意违背承诺时应当承担的责任，以及在给单位和/或他人造成损失时承担的损害赔偿责任。

第四，可以考虑在单位的章程中对印章的保管和使用作出明确规定，并可以规定相关人员（例如公司中的股东、董事、监事和高管）在违反规定时的责任，包括设计出明确的处罚条款。

第五，单位在规章制度中可以对印章的保管和使用进行详尽规定，因为规章制度可以规范全体员工。这样的话，可以有效避免极个别员工在特殊情况下利用印章“敲诈”单位（尤其是离职时）或者别有用心地做出其他对单位不利的行为。