公司签订合同时用章与备案公章不一致，合同是否有效？

公章的使用及其有效性问题与公司的发展紧密相关，许多公司都会因为出于多种考量因素而存有多枚印章，同时也不乏为实现非法目的而私刻公司印章的公司员工及其他第三人。在不同情况下，对于公司印章效力的认定都是有所不同的。因此在实务中，应当结合实际情况及现有证据进行判断和认定。本文将具体分析其中签订合同时用章与公司备案公章不一致时，合同的效力认定问题。

一、案例导入

薛某与兴康公司、陈某等民间借贷纠纷案【（2016）最高法民再194号】

案情简述：

薛某（出借人）与陈某（借款人）签订《借款担保合同》，并分四次向陈某支付约定借款。在此之后，兴康公司给薛某出具《公司不可撤销的担保函》一份及加盖兴康公司印章公司营业执照副本等公司资料以及时任法定代表人刘某的身份证复印件各一份。担保函中载明：因陈某的请求，自愿为陈某与薛某于某年某月某日签订的借款担保合同中陈某向薛某的借款提供连带责任担保。担保人处加盖兴康的印章及时任法定代表人刘某的名章。兴康公司对《公司不可撤销的担保函》上加盖的公司印章的真实性予以否认，称与其在公安机关备案的印章明显不一致，且该公司只有一枚备案公章，故该担保函无效。薛某主张该担保函中的印章虽未备案，但兴康公司在国家机关部门使用的公章也未备案，该担保函中加盖的印章与其在国家机关部门使用的公章一致，故该担保函有效。

法院观点：

原审法院审理查明，兴康公司作出的案涉担保函上加盖的公章印文虽然与该公司在公安机关备案的公章印文不一致，但经鉴定，与兴康公司向相关国家机关报送的材料上加盖的公章印文是一致的。山东省济南市中级人民法院（2014）济民五终字第648号民事判决亦认定兴康公司在向案外人出具的《借款保证合同》上使用了与该公司备案公章印文不一致的公章。以上事实可说明兴康公司实际使用的公章并非只有在公安部门备案的一枚，该公司关于案涉担保函上加盖的该公司公章印文不真实的主张不能成立。另外，虽然案涉担保函上没有时任兴康公司法定代表人刘某的签字，但加盖了刘某的个人名章，刘某本人对该名章的真实性未提出异议。陈某在二审期间关于其私刻兴康公司公章和刘某名章的陈述，因其本人与案件处理结果有直接利害关系，又缺乏其他证据佐证，本院不予采信。

二、案情分析

根据法院查明的事实，在兴康公司向薛某提供担保函时，陈某为该公司的实际控制人，薛某对陈某是否存在私自刻章的情况并不知情。同时，兴康公司向薛某提供了加盖兴康公司印章公司营业执照副本、时任法定代表人刘某的身份证复印件等材料，准备完善。对公司公章及个人名章的真伪，薛某无法从形式上辨别是否与公安机关备案的一致，根据本案情况分析，薛某已尽到合理的注意义务。

本案中，担保函中兴康医疗公司的印章虽与其依法备案的公章不一致，但经薛某提供证据并经法院查实，兴康医疗公司确实存在多枚对外使用的印章。在此情况下，最高院的裁判观点均较为统一地认为，公司不得以对外使用的某公章与其备案公章不一致为由主张相应合同的签订对公司无约束力。只要公司确实知晓该公章的存在，认可或放任该印章的使用而未采取措施防止相对人的利益损害，且在其他案件或交易中认可该印章效力的，则使用该印章签订的合同对公司具有法律上的约束力。

对于同一枚印章而言，公司不能选择性认可其效力，在不同的交易或诉讼中同一枚印章的效力应为确定且一致的。

三、律师提示

为了最大程度上保障公司的利益，避免公司的经济、名誉等权利被恶意侵害，现提出以下建议供参考：

1. 尽可能确保公章的唯一性，这一点对于中小型企业更容易实现。即在对外使用的过程中，确保加盖公章即备案公章，杜绝在对外文书中同时使用多个不同印章的情形。

2. 除公章外，还应加强对财务章、合同专用章等专门印章的管理，做到专章专人管，加强使用流程规范，降低他人伪造公章的风险。

3. 对公司明知存在的公司管理人员、实际控制人等私自刻章并使用的行为要明确禁止并采取积极措施防止相对人利益受损。在该情况下，若公司明知并放任该印章的使用，即便日后经鉴定证明盖印章与备案公章不一致，按照最高法的裁判观点，公司仍有需对加盖私刻公章的合同承担责任的风险。