公司合同审批管理制度

第一条 总则 

为规范公司合同审批管理工作，明确合同审批权限和责任，建立规范、有效的合同审批流程，降低公司交易风险，根据国家的有关法律，特制定本合同审批管理制度。 

第二条  适用范围 

(一)公司对外签订合同、协议(包括变更和解除，以下相同)均适用本制度，本制度另有规定的除外。   

(二)劳动合同、培训协议等与人事管理相关的合同均适用本制度。             

第三条  合同的定义

本制度所称合同是指公司在经营过程中以公司名义签订或依法由公司承担责任的，旨在设立、变更、终止民事权利义务关系的合同或协议。 

第四条  合同的形式

(一)合同的签订、变更与解除应当采取合同书的形式。如情况紧急或条件限制不能签订合同书的，可以采取其他书面形式，并应当在情况和条件允许时尽快补签合同书。合同书须经各方签字、盖章后方能成立。      

(二)书面形式是指合同书、信函和数据电文(包括传真、电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。      

(三)合同书的首页应标明合同的编号。合同编号的根据合同类别分类依次进行排序编写。

第五条 合同的附件

合同有附件的，应当在合同正文中明确规定附件名称，并约定附件为合同的有效部分与合同正文具有同等法律效力。合同附件应当与合同正文一同签署。除本制度另有明确规定外，本制度所称的合同均指包含合同正文及合同附件的完整合同。

第六条 合同的订立

(一)订立合同前，合同承办人应当对对方当事人的主体资格、资信情况、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任或无相应经营资格的部门或自然人签订合同，也不得与对方当事人签订与其资信能力、履约能力明显不相符的合同，或与之发生业务关系。      

(二) 对外购买物品或服务的，应至少询问两家以上供应商，获得两家以上供应商的报价，执行比价规定，经总经理同意后签订合同。      

(三)公司对外签订合同，严禁在未填写完整合同或空白文本上签字或盖章。

第七条 合同的内容

订立合同时应当注意以下内容：

(一)合同抬头、落款、公章应保持一致，同时应与对方当事人提供的资信情况载明的信息一致；

(二)合同标的应明确，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定具体的服务内容及要求。

(三)标的物的质量、价款或报酬及支付方式、履行期限、履行地点应具体明确。

第八条 合同的履行

合同签署前，不得实际履行合同。合同生效后，应全面、及时履行合同。合同履行中如发生变更，承办人员应当立即通知公司领导和相关业务部门。

第九条  合同的签署

(一)公司签订合同，应由公司法定代表人或授权代理人签署。未经书面授权，任何人不得以公司名义签订合同。

(二)可以授权的代理人范围包括公司总经理、高级管理人员。

第十条  授权的形式

(一)授权的形式为书面授权。该书面授权以授权委托书形式体现。授权代理人必须忠实履行职责，维护公司的合法权益，依据授权的权限范围处理合同相关事宜。

(二)未经授权或超越权限签订合同的，由授权代理人承担相应的责任。

第十一条 合同承办部门负责合同的签订。合同承办部门指承担具体业务，提出、签订和履行合同的部门，其负责人应根据实际业务指定合同承办人。其主要职责是：

(一)选择对方当事人，审查及分析对方当事人的资格、信用，向对方索要相关证明材料，特殊项目或特殊行业应审查对方当事人的资质证明文件；进行上述调查一般至少要求对方提供或确认如下资料：

1、营业执照副本原件或加盖对方公章的营业执照副本复印件；

2、有关资质证书原件或加盖对方公章的资质证书复印件；

3、授权委托书原件（加盖公章及法定代表人签字）及代理人身份证复印件； 

4、确认对方的实际办公地址、通信地址、联系电话、传真、邮政编码等信息，必要时由对方盖章确认； 

5、根据财务规定，要求对方提供财务报表或银行资信证明； 

6、其他必要的资料。 

(二)依据公司保密制度及相关制度做好保密工作。合同的内容及履行涉及到或可能涉及到公司以及合同相对方技术秘密或商业秘密的，承办人应当在合同中约定保密条款或签订保密协议，并且对合同严格保密。 

(三)草拟合同文本或审查对方提供的合同文本，与对方协商并初步确定合同内容。合同尚未签署生效前，承办人或承办部门不得提前履行与该等合同有关的业务。 

(四)按本制度的程序，将合同送交审批及签署。合同审批结束后，承办部门应积极推进合同签署并追踪合同相对方签署情况，合同签署应当规范。合同相对方的签署原则上应满足以下条件： 

（1）签字处由其法定代表人或经书面授权的代理人签字； 

（2）合同相对方盖章处加盖其公章或者合同专用章； 

（3）合同有多页时还应加盖骑缝章，或由上述签字人在每页草签。 

(五)依法律规定或双方约定，合同需办理批准、公证、登记的，负责办理相关手续； 

(六)负责履行合同及督促对方当事人履行合同； 

(七)负责合同的变更、解除； 

(八)根据公司的相关规定负责收集、送交合同档案； 

(九)协调公司各部门解决合同疑义、纠纷。 

第十二条 公司法律顾问负责在公司签订合同时提供法律咨询和法律意见、负责对合同条款的形式和内容的合法性、完整性、一致性进行审查，对合同中明显超出一般交易惯例有可能损害公司利益的条款进行审核，对合同合理性提出参考意见。并且在出现合同纠纷时，协助有关部门进行协商调查、保存证据，必要时经公司批准，启动有关法律程序。

第十三条 财务部门的职责是对合同内容中涉及本部门职责范围内的业务进行审核，具体如下：

(一)财务部门的职责是对合同标的、金额、付款方式、发票形式、税费及与其业务相关的条款进行审核。

(二)财务部门应对合同是否符合年度预算进行审核，对超预算的项目或金额，应按总经理批准的相关资料进行审核。

第十四条  合同审批程序

依据公司章程、董事会议事规则等规定应当经股东、董事会审议通过后方可执行的事项，应在审议通过后履行合同审批流程。除此之外的公司合同提交审批，应依据以下程序进行： 

(一)承办部门根据业务需要提出与对方初步确定的合同文本，指定合同承办人，填写《合同审批表》； 

(二)承办部门负责人对合同文本及对方的书面证明材料进行审核后在《合同审批表》上签署意见； 

(三)由法务部门或顾问律师对合同的合法性、完整性、一致性、文字的严密性等进行审核，在《合同审批表》上签署意见； 

(四)由行政综合部负责人对合同的审批流程进行批办，批办由相关部门及相关领导进行审批；

(五)如批办意见包括相关部门，承办人须提交相关部负责人审核，并在《合同审批表》上签署意见； 

(六)部门审批完成后，承办人应将附有《合同审批表》的文本按照批办意见，逐级上报分管领导审批，总经理批准同意。 

第十五条 审批的形式

承办部门应当以书面形式或者电子邮件形式进行本制度第十四条规定的合同审批程序。

第十六条 本制度经过民主程序审议通过后由总经理签署，向全体员工公示之后开始实施。

第十七条 本制度由公司行政部负责解释。附《合同签署审批表》。

附件一：

合同签署审批表