合同订单管理程序

1.0 目的

为保证能正确识别和理解顾客要求，评价并确认本公司具有满足顾客要求的能力，以规范合同/订单评审活动，并加强与顾客的沟通，特制定本程序。

2.0 范围

适用于本公司与顾客有关过程的控制及与产品有关的所有合同/订单的评审活动。

3.0 职责

3.1销售部开展市场调查、拟订营销目标和策略，组织开展产品推广和售前服务。

3.2销售部负责与顾客有关的过程的控制，组织合同评审并实施监控，负责与顾客的沟通及交付后的服务活动，并保存相关记录及资料。

3.3 各部门负责人就本部门满足顾客和合同要求的能力进行评审并实施。

3.4 必要时由总经理审核并协调合同评审结论。

4.0 定义

4.1 合同：是指有长期合作协议或以公司规范合同销售定型产品的书面合同，是产品长期批量供货的总合同。

4.2 订单：是指根据需要，在合同范围内下的订货协议(包括口头、来电、来函、传真、邮件等)。

5.0 程序

5.1市场营销和售前服务

5.1.1销售部组织并开展市场调查的工作，每年不得低于一次，并于每次调查完成之后提交《市场调研报告》，其内容至少包括：

1)主导产品的市场占有率

2)国内外竞争对手的占有率与竞争策略，技术现状

3)当前顾客及潜在顾客的需求和对未来产品发展的期望

4)外部竞争中的机会

5)外部竞争中的威胁

5.1.2销售部根据市场调查的分析结果，拟订《市场营销计划》，于每年12月15日之前提交，经总经理批准后实施。《市场营销计划》的内容包括：

1)顾客满意度目标

2)市场扩张的目标：如销售额、销售量、市场占有率、新产品、新用户

3)市场扩张的策略：如价格策略、质量策略、品牌与服务的策略

5.1.3按照市场营销计划开展产品推广和售前服务工作。

1）向用户和潜在用户宣传本公司常规产品目录；

2）向用户和潜在用户派发公司简介；

3）走访用户；

4）建立企业网站，等……

5.2与产品有关的要求的确定

5.2.1销售部获悉顾客的订货意向，此时应在予以登记，并经确认，将它们按5.4.1进行分类。

5.2.2顾客的各种要求均应以书面的形式明确，其内容应覆盖到以下：

a) 顾客明示的要求：包括产品名称，规格型号，数量，交货期，特殊特性，交付验收准则、RoHS报告等；

b) 顾客虽未明示但必须达到的要求：如安全，完整，环保，便捷等；

c) 符合国家法规、相关技术标准的要求：如获得、储存、回收、处置材料的法规等；

d) 组织承诺的：如质保期，三包期，售后服务，环境保护等附加要求。

5.2.3销售部制单员审核并确定顾客要求均已明确并书面化（如形成订单文本）后，填写《订单评审表》交给参与评审的人员，按下列 5.4 的方式进行评审。

5.3 合同的评审

由销售部报请总经理，并召集技术部、品保部、生产部、采购部、财务部就顾客的技术要求、质量要求、生产能力、原材料供应能力及交货期、价格等项目进行会议评审，确定是否能满足顾客要求，并形成记录《合同评审记录表》

5.4 订单的评审

5.4.1 订单的分类

视本组织满足顾客要求的能力， 本公司的订单分为 A ,B ,C 三类：

— 可为顾客提供库存产品的订单为A类;

— 常规产品但无库存的订单为B类;

— 新产品及顾客有特殊技术要求的产品的订单为C类。

5.4.2订单评审方法：所有订单均应在向顾客承诺前或签订前进行订单评审，订单评审的方法可分为“主管评审”、“会签评审”、“会议评审”，即：

5.4.2.1主管评审： A类订单由销售部根据常规产品目录及仓库提供的成品库存报表，由制单员进行评审，确定是否有能力直接交付后填写在《订单评审表》中，若有，制单员将《订单评审表》交销售部主管人员签署姓名和日期后评审完毕,若无，转入B类订单评审。

5.4.2.2会签评审：对 B类订单由销售部召集生产部、技术部就生产能力、技术要求、交货期等项目进行会签评审，确定是否能满足顾客要求，并将评审结果填写在《订单评审表》。

5.4.2.3会议评审：对 C类订单由销售部报请管理者代表或总经理召集技术部、品保部、生产部、装备部、采购部、财务部就顾客的技术要求、质量要求、生产能力、原材料供应能力及交货期等项目进行会议评审，确定是否能满足顾客要求，并形成会议纪要作为《订单评审表》的附件和是否开展APQP的依据之一。

5.5 各部门评审责任

5.4.1技术部对设计工艺和制造可行性满足订单/合同要求的能力予以确认。

5.4.2 采购部就材料的采购和供应能力予以确认。

5.4.3 生产部、装备部就生产能力能否满足订单/合同交货期的能力予以确认。

5.4.4 品保部就产品质量能否满足顾客要求的能力予以确认。

5.4.5 财务部负责就成本及资金投入方面的问题予以确认。

5.6各部门订单/合同评审完毕后，销售部根据订单/合同审结果，若能满足顾客要求就与顾客确认订单/合同，若存在需进一步与顾客协商的条款时，应及时与顾客协商，直至双方达成一致并确认订单/合同。

5.7销售部根据与顾客确认的定单，分发《生产任务单》到相关部门。各相关部门按订单评审确认的进度要求开展工作，编制相应的技术文件和生产计划、采购计划并由生产部组织各车间进行生产。

5.8销售部按订单要求按期交货，在交货过程中与承运人签订相关合同，强化运输责任，使产品及包装保持完好。发运工作完成，在订单上予以登记。

5.9与顾客的相关过程

5.9.1销售部准备产品宣传册，顾客咨询热线等供顾客售前了解公司产品的信息5.9.2 订单/合同的更改

1）在订单/合同实施过程中，当顾客对合同提出新的要求时，若没有超过工厂评估能力时，销售部可以通过 《合同更改通知单》将修改信息及时传递至相关部门，各相关部门及时采取相应措施。

2）若顾客对订单/合同提出新的要求超过工厂评估能力时，销售部发出《订单评审表》并附上相应修改内容，组织各相关部门按5.4条款重新进行合同评审。

3）由于本工厂原因，产品不能按期交付，造成合同交货期更改，则由责任部门以书面形式说明原因，通知销售部。由销售部通知顾客，与顾客协商达成一致后，在《订单评审表》备注栏中注明。

5.10所有与订单/合同评审有关的记录、资料由销售部负责按规定的期限保存。

6.0 流程图

无

7.0 记录/登记表

7.1 HLLG-QR722-01《市场调研报告》

7.2 HLLG-QR722-02《市场营销计划》

7.3 HLLG-QR722-03《合同评审记录表》

7.4 HLLG-QR722-04《生产任务单》

7.5 HLLG-QR722-05《合同更改通知单》

7.6 HLLG-QR722-06《订单评审表》