律师业务档案立卷归档指引

来源：重庆律协

第一章 总 则

第一条　律师业务档案，是律师进行业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，体现律师勤勉尽责维护委托人合法权益。为加强对律师业务档案的规范管理，提高律师业务档案信息化建设水平，制定本指引。

第二条　律师业务档案是指律师在办理业务活动中直接形成的具有保存价值的各种证据、法律文书、图表、影像等不同形式的历史记录。

第三条　律师业务档案立卷归档坚持完整、规范反映业务活动全过程和履职尽责的原则。

第四条　律师承办业务形成的各项文件及证据材料，必须严格按照本指引规定的要求立卷归档。

立卷归档工作由承办律师负责。

第五条　律师业务档案分诉讼（含仲裁）、非诉讼两类。诉讼类包括刑事、民商事、行政诉讼代理和仲裁代理；非诉讼类包括法律顾问、咨询代书、并购等非诉讼业务。

第六条　律师业务档案按年度、一案一卷、一卷一号原则立卷。绝密案件单独编号。

代理集团诉讼案件或代理同一案件不同审理阶段的，可合并立卷。

律师承办跨年度的业务，应在办结当年立卷。

律师担任常年法律顾问，应按单位、合同年度立卷。

非诉或专项服务，按专（单）项立卷。

第七条　律师承办业务中使用的各种工作成果材料、往来公文、谈话笔录、调查记录、答辩状、代理词/辩护词等，一并归档。

　第二章 案卷材料的收集、整理和排列顺序

第八条律师接受委托承办法律事务时，应同步收集保存有关材料，着手立卷准备工作，并在承办过程中完善办案日志。

第九条　律师应在法律事务办理完毕之日起15日内，即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书及证据材料。

第十条　各方当事人提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料、文书等的副本或复印件应当入卷归档。

第十一条　对不能附卷归档的实物证据，应将照片及证物的名称、数量、规格、保管处所等记载或留存附卷后，妥善保管。

第十二条　律师业务档案按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、卷底的顺序排列。案卷材料按照诉讼/仲裁程序或非诉业务的客观进程或时间顺序排列。咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列材料立卷归档。具体业务案卷参考相应卷内目录立卷归档。

（一）刑事案件卷内目录，按附件1执行

（二）民商事案件卷内目录，按附件2执行

（三）行政案件卷内目录，按附件3执行

（四）仲裁案件卷内目录，按附件4执行

（五）法律顾问卷内目录，按附件5执行

（六）非诉案件目录，按附件六执行

第十三条 终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办律师应将委托人要求终止委托的书面材料或承办律师对终止委托原因的记录一并收入卷中。

　第三章 立卷编目和装订

第十四条　律师业务档案一律使用数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。

第十五条　有关卷内文书材料的说明材料，应依次填写在卷内目录中。

第十六条　承办案件日期以委托书签订日期或人民法院受理案件日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托书签订日期为收案日，以委托事项办结之日为结案日。

第十七条　立卷人规范填写案卷封面、卷内目录，内容整齐。律师业务文书材料装订前要进一步整理。卷内材料必须整理平整，不得有折叠的材料。

对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。

对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要文字材料要翻译成中文附后。

卷面为A4纸大小页面，窄于或小于卷面的材料，要用纸张衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠或切割整齐。

需附卷的信封、特快专递详情单要打开平放，信封上的邮票不要揭掉。

正式对外出具的法律文件应当使用A4纸打（复）印件入卷归档。

第十八条　案卷装订应整洁美观。

第四章 归 档

第十九条　律师业务文书材料应在结案或事务办结之日起15日内整理立卷。案卷应实行分类编号，装订成册后由立卷人移交律师事务所档案管理人员对归档卷宗按类别统一分类编号、填写案卷名称、日期、保管期限后归入档案室，统一管理。

第二十条　档案管理人员接收档案时应进行严格审查，凡不符合立卷规定要求的，应退回立卷人重新整理，直至合格。

第二十一条　涉及国家机密和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷，在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。

第二十二条　随卷归档的录音、录像等声像档案，附在案卷最后。

第五章 电子档案

第二十三条　律师业务电子档案，是指律师在办理业务过程中形成，具有保存价值且应归档保存的电子化证据及文件，以及案卷经数字化处理产生的纸质律师业务档案对应的电子版本。

电子化文件是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像等电子文件，包括法律文书的电子文本、电子证据等。

第二十四条　纸质律师业务档案的电子版本制作应当符合下列要求:

（一）电子版本应当与原纸质律师业务档案保持一致。

（二）一般应当对纸质律师业务档案的材料从封面至封底进行完整数字化；确实不直数字化的材料可以不予数字化，但应当登记备查。

（三）对纸质律师业务档案数字化直接产生的图像文件应当采用未加密的TIFF 或者JPEG 格式，并且永久留存。提供查询应用时，可以转存为PDF 等其它格式。

（四）纸质律师业务档案的数字化加工一般采用黑白二值模式进行扫描；对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、字迹清晰度较差、黑白扫描模式下无法辨识清晰的页面，应当采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率不低于200dpi。

（五）在纸质律师业务档案的电子版本制作过程中，一般应当建立案卷级和卷内文件级目录数据。目录数据应当真实、准确、完整。

第二十五条　立卷人应当按己方当事人—对方当事人—第三人—案由—审级—案号（民商事、行政、执行、仲裁等），己方当事人—案由（项目）—案号（案卷编号）（刑事、非诉等）的要求命名，方便日后检索查阅。

第二十六条　立卷人完成上述操作后，应当对案卷中当事人信息做脱敏处理，形成二套版本，方便律所的知识管理。

第二十七条　电子档案原则上采用在线方式储存(数据库储存)，并使用符合保管要求的存储服务器。

第二十八条　特殊案件电子档案可以采用离线方式 存储。离线方式储存时，可以选择使用数据磁带、档案级光盘、固态硬盘、硬磁盘等耐久性好的载体。

第六章 附 则

第二十九条档案借阅应进行登记，履行借用手续。

第三十条　本指引为全市律师业务档案立卷归档的操作指引，各律师事务所可据此进行细化。

第三十一条　本指引从2021年11月15日起执行。

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