第一次写招标文件，应该怎么做？

“小王，明年园区要开始装修，你写一份招标文件给我。”

突然接到老板通知的小王当时就懵了，啥是招标文件？里面都要写点啥？写之前需要做哪些准备吗？

进入下半年，很多企业招标工程已经开启。第一次写招标文件，如何顺利完成？一份《写给新手小白的招标文件撰写指南》送给你。

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什么是招标文件？

招标文件，是企业在大型项目中选择服务商的大纲，是竞标服务商的工作指导和依据，在企业大型项目中起到了至关重要的作用。从实际使用的角度出发，其作用主要在于：

◎ 于与企业而言，招标文件是内需的统筹

一方面是统筹企业内部对项目各方面的要求，理清需求是项目顺利开展的基础。

另一方面，拟定招标文件也有利于企业对项目时间的把控，可以有效避免出现内部频繁修改意见和需求、整体项目时间安排散乱延期的问题。

◎ 于服务商而言，甲方招标文件是有效的工作指导标准

对服务商来说，企业招标文件就是一份清晰的工作指导，能让他们在有限时间内充分了解企业需求和限制条件，针对性提供服务。

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招标文件的分类

招标书一般分为商务标、技术标、经济标三个部分。在实践中有些商务标包含了经济标，所以也可分为商务标和技术标两种。

a. 商务标

包括企业资质、营业 执照，相关获奖证书，证明公司业绩的相关文件，有的还需要安全生产许可证、企业简介，具体看招标文件要求。

主要用来判断该投标企业是否符合招标文件要求的资格等因素。

b. 经济标

指投标报价的组成文件和设计方案相对应的具体产品报价及报价说明。主要是预算报价部分，即结合自身和外界条件对整个工程的造价进行报价。

（这一部分经常和上文商务标合并在一起，统称商务标。）

c. 技术标

技术标主要是投标方针对该项目提出的技术方案、和自身情况、能力、业绩等的汇总。

具体内容与行业和项目有关。如果是设计类，则标书内容包括平面图方案、效果图方案、人员配备、设计周期等；

如果是建设施工类项目，则包括施工组织方案（施工组织及资源配置、施工方法与技术措施、质量控制与管理措施等）、团队人员配备、施工周期安排等全部施工组织设计内容，用以评价投标人的技术实力和经验。

在投标项目中，商务标是准入，经济标是入围，技术标是投标中最后一环。

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如何写一份招标文件？

了解了标书，加下来就进入到了最重要的一环：拟定一份标准的招标文件。一份招标文件主要涵盖时间、需求和企业要求三大部分。

01

「时间」部分包括：

⊹保密协议签署时间

⊹标书发放时间，即参与竞标服务商取标书的时间

⊹现场查戡时间

⊹答疑时间：发下标书给到图纸之后，双方会约定一个统一的答疑时间

⊹回标时间，即服务商交方案的时间

⊹讲标时间：一般来说会注明“待定”，招标方内部统筹好、约定老板们的时间再另行通知

一般来说，发标至回标的时间依据项目大小来定，大项目（比如建筑面积5千平以上）至少2周，小项目10天左右。

02

需求部分：

根据需招标事项仔细整理需求，比如装修事项就需要包含人数、面积、工位大小、文件柜需求，各功能空间的种类数量等要求、强电、照明、通风需求等。

然后根据需求建立一个需求表，列明事项。

03

企业要求，包括：

⊹针对项目的技术要求

⊹针对服务商的资格预审要求：比如资质、经验等

⊹对回标文本的要求，包括回标文件格式及形式：比如商务与技术分开、电子还是纸质、需要提交几套、不少于多少张、哪些重点空间必须要有、报价等，具体示自己公司情况而定。

除了以上三大部分，还有两个小tips要提醒大家：

◎拟定标书的同时应该向服务商提供必备的附件：包括CAD图纸（最好是DWG格式）和企业logo，如果是施工项目，则需要给到大厦的装修手册/收费手册，主要说明大厦方的施工收费标准，进场装修管理费等，以便服务商做报价

◎对招标方来说，要根据自己情况考虑到是否需要分开招标。比如以装修为例：面积到达5千平以上时，设计与施工可以分开招标；5千平以下的面积，设计施工可共同招标。

但如果是金额过大的项目，无论面积多少都可以将设计与施工分开招。比如展厅、直播间、高端会所等。

4

招标开始后，还需要做什么？

招标文件发放后，接下来就是讲标和评标环节了。

Part.1

统一安排讲标

一般来说，单次讲标时长应安排在1小时左右。

并且切忌安排所有竞标方在同一时间同一个空间内讲标。

Part.2

内部评标

内部评标主要看老板们的意向，如果采取打分制，可以参考这样的打分比例：30经济+40技术+10背景资质+20团队。

⊹经济分代表造价，关系到项目的成本花费；

⊹技术项指服务商的能力；

⊹团队分数高于资质的原因在于：什么样的团队为你服务、这个团队与自家企业沟通配合是否顺畅能够影响到接下来整个项目的进度和成果，是比资质更重要的方面（毕竟能来参与竞标的企业，资质都不会太差）。

在评选环节，如果有需要可以保留一家或者两家备选服务商。这种备选方案主要使用在施工类项目中，以防首选服务商的价格无法谈拢。

但是，保留第一第二候选人也会让整个招标复杂度直线上升，因此不建议没有足够经验的招标小白轻易使用。

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招标文件是招标工程建设的大纲，文件的编制质量和深度，关系着整个招标工作的成败。

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