采购部和供应商订立的书面购销合同、订单等，必须遵循的原则：

▶ 依法办事，预防为主，维护企业合法权益；

▶ 遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章；

▶ 保守商业秘密；

▶ 一旦出现合同纠纷，必须综合考虑时间、金钱、解决纠纷的方法的复杂性和/或程序、压力、可见度、对双方关系的损害程度等，根据纠纷程度依次采用协商、调解、仲裁、诉讼进行有效解决。

签订前序

采购人员在合同签订前，必须综合考虑采购项目的实际情况，充分了解各方意见，确认充分获得：合同条款及条件、交付时间表、双方跟进人员、工作环境、工作规定、安全条款等、计价说明、供应商资质和背景情况、可能发生的冲突、工艺和技术规格、质量要求、进展汇报。

合同准备阶段

采购人员根据申购审批情况、和供应商谈判的结果，准备购销合同/订单、环境协议等初稿。

合同签订阶段

合同初稿经审核批准后，由购销双方在合同正本签字盖章后合同正式生效，合作关系正式确立。

合同履行、变更和解除：

履行——双方在履行合同过程中，必须遵照已约定的权利义务和约定履行合同及承担责任；采购人员必须对合同标的、质量进行实时跟踪监督，需求部门、品管部、仓库人员配合监督，共同确保合同标的物的质量要求达到约定标准，如发现问题时及时纠正；必须留存与合同有关的往来资料等，作为履约证据。

变更和解除——合同一方遇有不可抗力或者其他原因导致无法履行合同时，应以书面形式及时通知另一方，充分说明变更或解除合同的原因、请求对方书面答复的期限等，以尽快达成变更或解除合同的协议。

合同纠纷处理

一旦出现合同纠纷，采购人员必须及时上报并积极收集、整理解决纠纷所需的相关资料、证据等，合同双方必须按照实事求是的原则，通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。

归档

合同履行完毕后，由采购部门做好合同文本及相关物料的归档工作，归档内容包括：供应商联系信息、合同及相关协议、供应商资料、资质证明、证书等、授权委托书（如必要）、往来履行合同的资料证明、验收记录、支付凭证。