法律实务｜企业如何在日常工作中形成一套规范的法律文件管理体系

合同管理是企业一项重要工作，它不是简单的要约、承诺、签约等内容，而应是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。合同管理及风险控制要想规范化，应在日常工作的过程当中形成一套规范的法律文件管理体系。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

（一）合同订立的法律风险点

1、订立合同尽量采用书面形式。

内容完备的书面合同有利于确定当事人的权利义务，保证交易安全。合同中应载明当事人名称（姓名）、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点及方式、违约责任等，合同要一式多份，合同各方均妥善保存。变更合同内容时，注意留存双方洽谈的电子邮件、微信截图等。

2、签订合同时明确相对方。

根据合同相对性原则，通常情况下，合同只能约束签约双方，对合同之外的第三人不产生约束力，如果签约主体和履行主体不一致，在合同履行过程中往往容易产生纠纷，合同双方均有可能存在维权障碍。实践中，有部分公司缺少警惕意识，在对方负责人出席签订合同时，未要求对方公司加盖公章，导致双方对合同关系的主体是个人还是单位产生争议，从而发生不必要的纠纷。或者未要求对方代表出具授权委托书并签字，一旦加盖的公章存在瑕疵，将为合同效力认定带来难以预见的风险。

3、对员工授权委托的管理。

在委托企业员工对外签约时，应在有关介绍信、授权委托书、合同等文件上尽可能明确详细地列举授权范围；业务完成后应尽快收回尚未使用的介绍信、授权委托书、合同等文件；企业员工离职后，在与其办理交接手续的同时，应向该员工负责联系的客户发送书面通知，明确告知客户该员工已离职，从而防止企业员工离职后仍以公司名义与客户联系业务，避免构成表见代理等情形给企业造成损失。

4、在合同中约定送达地址。

企业与合同相对方发生纠纷后，可能存在诉讼过程中无法确定对方送达地址的情形，不但增加了法院送达工作的难度，诉讼流程的时间大大拖长，也给企业及时维权带来了障碍。

《最高人民法院关于进一步推进案件繁简分流优化司法资源配置的若干意见》第三条规定，当事人在纠纷发生之前约定送达地址的，人民法院可以将该地址作为送达诉讼文书的确认地址。根据上述规定，企业可以在签订合同时或事后达成的有关债权、债务结算清理条款中以及诉前达成的解决纠纷的协议中，约定发生诉讼后人民法院的送达地址，人民法院可以将该地址作为确认的诉讼文书送达地址。约定送达地址后，可以提高诉讼文书的送达效率，及时维护企业合法权益。

5、付款注意事项：

付款时应注意要求收款人出具收据，银行转账时更应备注资金用途，以证明付款的真实性。

6、针对交易的法律关系：

对于产品的交付方式，应当明确约定送货地点、合同履行地点，这不仅关系到合同是否履行，也关系到纠纷发生时的管辖法院，同时也应标明经办人，要求收货时经办人签字盖章等。关于付款条款，应明确约定付款的时间及条件，避免出现季付、检验合格后付款、完工后付款等有歧义的约定。此外，亦应关注有无不平等的违约责任条款和加重己方责任的违约责任条款，特别是格式合同，应特别注意。对于争议解决方式，还要关注约定诉讼或仲裁是否明确，约定管辖地是否准确，是否符合规定等情况。

（二）合同履行的法律风险点

1、 妥善保管合同履行的有关资料。

在合同履行过程中，应妥善保管与合同签订和履行相关的送货凭证、汇款凭证、验收记录以及在磋商和履行过程中形成的信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等资料，一旦双方因合同发生纠纷，有充分证据证明合同履行情况。

2、适时运用不安抗辩权防范风险。

在合同履行过程中，如果有确切证据证明对方经营状况严重恶化、转移财产或者抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形的，可以行使不安抗辩权中止履行并及时通知对方，要求对方提供适当担保。对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适当担保的，可以解除合同。

3、对合同解除有异议应及时提出。

一旦接到对方解除合同的通知并持有异议，应在约定期限内向对方以书面方式提出异议，如果在约定期限届满后提出异议并向法院起诉的，法院不予支持；如果合同中没有约定异议期间，应在解除合同通知到达之日起三个月内向法院起诉，否则法院将不能支持对合同解除的异议。

4、守约方应履行法定止损义务。

对方当事人违约，守约方也有义务及时采取适当措施防止损失扩大，由此产生的合理费用将由违约方承担。虽然对方违约，应承担违约责任，但如果守约方没有采取适当措施致使损失扩大的，对于扩大的损失也无权要求对方承担。

5、合理运用代位权、撤销权保障债权实现。

作为债权人，如果有债务人怠于行使其债权或者与该债权有关的从权利，影响债权人的期债权实现的，债权人可以向人民法院请求以自己的名义代位行使债务人对相对人的权利（专属于债务人自身的权利除外）。债权人的债权到期前，债务人的债权或者与该债权有关的从权利存在诉讼时效期间即将届满或者未及时申报破产债权等情形，影响债权人的债权实现的，债权人可以代位向债务人的相对人请求其向债务人履行、向破产管理人申报或者作出其他必要的行为。债务人以放弃其债权、放弃债权担保、无偿转让财产等方式无偿处分财产权益，或者恶意延长其到期债权的履行期限，影响债权人的债权实现的，债权人可以请求人民法院撤销债务人的行为。

债务人以明显不合理的低价转让财产、以明显不合理的高价受让他人财产或者为他人的债务提供担保，影响债权人的债权实现，债务人的相对人知道或者应当知道该情形的，债权人可以请求人民法院撤销债务人的行为。撤销权自债权人知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使；自债务人的行为发生之日起五年内没有行使撤销权的，该撤销权消灭。

6、关于诉讼时效。

权利人向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间一般为三年；实践中企业可能出于维系与客户关系等因素不愿意在三年内采取提起诉讼、仲裁等措施。为保障权利的行使不超过诉讼时效，可以在诉讼时效期间届满前以向对方发送信件或者数据电文等可以证明曾主张过权利的有效方式进行处理（信件或数据电文中务必要有催促尽快支付拖欠货款、履行义务等内容），此时诉讼时效从主张权利之日起重新开始计算。