数字时代，如何做好契合法律要求的电子文件管理？

内容简介

“万物以形相生”，电子文件与电子证据间便存在相生相成关系，二者从最基础的概念、属性到高阶位的制度、规则、理论，均可实现有效对接。本书以电子证据规则为视角，致力于搭建起证据法学领域与电子文件管理领域沟通的“桥梁”，实现跨一级学科的融合创新。时代是思想之母，法依时而定，世异则事异，事异则备变。本书特别注意到大数据、区块链等新兴科技给电子文件管理制度带来的挑战与机遇，分析了电子文件用作证据的新样态，并提出如下学术建议：一则在智慧司法背景下加快电子文件立法，二则电子文件管理范围应当覆盖证据性普通文件，三则电子文件平台建设可以探索融通式取证制度，四则电子文件管理制度必须进行契合式基准改造。

作者简介

刘品新，中国人民大学法学院教授、博士生导师，兼任中国人民大学刑事法律科学研究中心副主任、证据学研究所副所长、电子文件研究中心研究员等职。长期致力于法学与信息科学的交叉研究，主要研究领域为电子证据法、网络犯罪治理、大数据智能司法和数据合规等新型交叉学科。

作者寄语

《易经》中的“生生之谓易”道出了宇宙生息的规律。孔子说：“易有太极，是生两仪，两仪生四象，四象生八卦。”庄子说：“天地与我并生，而万物与我为一。”老子则说：“道生一， 一生二， 二生三， 三生万物。”这里的“生”字用的实属巧妙高超，西方人就不太用“生”，而是用“分”。例如，柏拉图提出可感的与理智的是两个分离的领域，“分离学说”构成了柏拉图主义的要义。“分”中含有割裂之意，“生”中蕴含着统一之意。电子文件与电子证据之间其实是一种互生、互契、互济的关系。是故，二者从最基础的概念、属性到高阶位的制度、理论与立法，均可实现有效对接。

电子文件与电子证据的概念对接，是实现电子文件管理与证据规则契合发展的理论根基。电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子证据是在案件发生过程中形成的，以数字化形式存储、处理、传输的，能够证明案件事实的数据。电子文件与电子证据是分属不同学科的概念，二者之间虽存在差异但也不乏共性。在我国，电子文件只是电子证据的一部分，指的是以内容证明案件事实的那一部分。“电子文件证据”可以作为现阶段两个学科的共用概念，为两个学科开展理论和实务研究提供思考的着力点。

电子文件与电子证据的“四性”对接，是从证据法角度保障电子文件管理效力的关键。电子文件只有满足真实性、可靠性、完整性、可用性标准，才能称之为可信电子文件；电子证据只有满足真实性、合法性、关联性、证明力标准，才能作为定案依据。尽管电子文件与电子证据都强调“四性”标准，但“此四性”非“彼四性”，二者之间并非简单的对等关系。尽管不少学者提出可信电子文件（满足真实性、完整性、可靠性、可用性标准）具有凭证属性、证据价值，但从证据学角度看，可信电子文件仅满足了证据“真实性”要求，尚未将合法性、关联性及证明力等要求考虑在内。

电子文件与电子证据的真实性理论对接，是将电子文件作为法律凭证运用的基础和起点。二者之间真实性理论的差异，也是电子文件作为证据运用需要调整的落脚点。电子文件的真实性是指文件与其制文目的相符，文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合，文件的形成或发送与其既定的时间一致。电子证据的真实性的第一层含义是内容真实性，即证据所记录的信息必须真实可靠，这可与电子文件的“可靠性”要求相契合。电子证据真实性的第二层含义是形式真实性，其旨在通过载体、形式的真实性间接保障内容真实性，这可与电子文件的“真实性”要求相契合。真实性要求，二者都强调通过电子文件的过程、系统管理来保证证据来源可靠、形式真实。《最高人民法院、最高人民检察院、公安部关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》第22条将完整性作为电子证据真实性的下位概念审查。档案学上电子文件的完整性强调文件内容、结构及背景信息的齐全。电子证据的完整性包括“数据完整”“覆盖事项完整”的双重内涵，前者是指电子证据能够可靠地保证自最终形成时起未被篡改破坏，后者是指电子证据完整地记录、反映或覆盖系争事实。电子证据的完整性与电子文件的完整性存在契合之处。鉴于可信电子文件的关联性、合法性、证明力无法不证自明，办案人员、当事人等应重点关注这三性审查。

电子文件管理可基于电子证据“四性”标准进行理念变革和制度调适，进而为跨学科融合带来“新气象”。在理念层面，电子文件管理可从重视记忆功能转向重视法律凭证功能，从强调真实性要求转向强调合法性要求，从侧重分段管理转向侧重全程控制，从关注事后保全与审查转向关注前端控制。在制度层面，电子文件管理可基于电子证据四性标准作出调适。例如，《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第94条确立了以档案方式保管的电子证据之真实性推定规则，但其司法实践中的适用却很少见，对此我国可颁行相关指导案例、操作指引，借鉴国际成熟经验，完善电子文件作为电子证据使用的证据规则体系。

电子文件与电子证据新样态的对接，是开启数据时代电子文件管理与证据规则建设的时代命题。电子文件用作证据的新样态主要包括大数据证据和区块链证据。在大数据时代，电子文件更多地表现为以海量信息特征呈现的大数据材料样态，这些大数据文件可作为大数据证据发挥证明作用。从技术原理上讲，大数据文件变身为证据通常要经过三个环节：第一步是汇总数据并进行数据清洗，第二步是建构分析模型或机器算法，第三步是运行运算形成分析结论。据此可将大数据证据限定为基于海量电子数据形成的分析结果或报告。区块链存证是解决海量电子文件防篡改、可信的重要方法。区块链技术对海量电子文件的管理在实践中取得了良好效果并不断推广。对于依法通过区块链存证平台进行管理的电子文件来说，它们用作证据使用的，便成为区块链证据。在电子证据新样态及相关证据规则尚处于探索阶段的背景下，数据量激增带来电子文件管理系统、设备存储容量及处理速度等性能上的挑战，海量电子文件汇集将引发数据保护、个人隐私保护、网络安全等风险。海量电子文件管理何去何从，值得人们深思。

电子文件与电子证据的立法对接，能够在宏观层面为跨学科交流与融合共通提供方向指引。电子文件立法需要明确数字化文件管理的证据法价值。随着一些部门性规章、地方性法规及关联性法律的施行，我国形成了对电子文件的证据效力加以宣示确认的惯性范式。近年来，围绕专门性行政法规《电子文件管理条例》或专门性规章《电子文件管理办法》的拟稿，主管部门和专家学者提出的条文建议均因循传统。实际上，此等对宣示性立法之“重申”做法，乃缘于知识跨域之认知偏差，反映出观念和发展水平均滞后于与电子文件立法互为背景的智慧司法创新。当前，我国应当将智慧司法创新作为开展电子文件系列立法的视域，积极回应智慧司法创新所提出的映射性要求。这就需要我国的电子文件立法彻底向实质性的立法例转型，完成针对电子文件证据规则体系的细则补位以及针对电子文件平台集约管理的规则共频等任务。此一实质性转型，将夯实电子文件法律作为国家治理现代化之制度基石的地位。

总体而言，在我国大力推进电子政务建设的时代背景下，电子文件管理的重要性日益凸显。缺少证据意识的电子文件管理犹如“在沙滩上建大厦”，没有深固根基何谈行稳致远？促进电子文件在大数据时代的广泛应用，确保电子文件的证据法价值，这不仅需要国家层面的整体设计与战略部署，也需要学界的理论研究与方法指导。基于此，本书从电子证据规则视角对电子文件管理制度展开了全面深入的探讨，以期打破档案学与证据法学之间的学科壁垒，在电子文件管理领域与电子证据规则建设之间架起沟通的桥梁，实现两个领域的双向互补、协调并济！

这是一次助推数字中国建设的基础性、跨学科研究。期待读者诸君的批评指正。

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