合同起草与审核的关键流程(三步走)

前言

这段时间,因为业务的需要,所管辖的部门先后起草、修改了几份合同。在推进工作的过程中,这几份合同都不同程度出现了一些问题,这让我对于合同起草和审核的流程有了新的认识,特此写下此文进行记录和反思。

起草与审核合同的流程

1.了解合同签订的商业背景和合同目的

任何的合同都有对应的商业背景以及想通过签署这个合同实现的目的。如果不和业务或者相关同事沟通,是很难把握好审核的节奏的。如果不闻不问,直接开始修改,合同很有可能不被对方接受,导致返工。

合同起草与审核的关键流程(三步走)

了解合同背后的商业背景至关重要

比如亚马逊业务的团队的一个海外仓合同,需要就货物报关和清关、货物在海外的仓储等不同业务环节签署合同,在业务同事未了解清楚对方的要求的情况下,要求法务就以上几份合同提供意见。法务团队根据与业务团队对商业背景的理解,修改了合同,但是业务团队后来却反馈回来合同因为是系统格式合同的原因不能修改,这不仅给业务的推动带来了阻碍,也导致法务工作的重复工作。后面,双方协商先行签订协议开展业务合作,后续就我方关注的几个核心条款签署补充协议。

这个问题出现的原因有两个,一个是业务不了解对方的审核底线,二个是法务也未就本次的商业背景、审核的尺度与业务进行确认。解决方法是在与亚马逊主管该业务的负责人沟通了解对方公司的背景、本次合作双方的地位,并大致了解了上述各项业务的流程和风险点,只就风险点提出了几点补充协议,双方迅速达成了一致。

因此,在起草和审核合同之前,应该至少就以下两个方面进行了解:

(1)本次合作双方的地位,这决定了审核合同的尺度以及对方的接受程度。如果对方是强势方,那关注核心条款和重要的利益条款即可。如果我方是强势方,那修改的尺度就可以更大,甚至可以直接要求使用公司的合同模板。

(2)本次合作的合同目的,也就是签署这份合同是为了解决什么问题。比如此前业务团队提供了一份采购的补充协议,里面只是简单的就解决方案提出了几个条款,但其实这个协议是基于此前两个采购合同履行过程中出现的情况提出的一个解决方案。我方想中止两份采购合同的履行,因此需要就货物的处理以及物料的损失做个了断。

因此,向业务团队了解了两个采购合同的履行情况以及我方向通过补充协议想实现的目的以后,通过描述两份采购合同的履行情况进行再次确认,同时结合我方的业务操作实际对解决方案进行了细化,明确了货款支付的时间以及损失的分担,确保补充协议能够充分保障我方的利益。

2.了解此类交易的主要业务流程及核心环节

在审核此前的一份软件购买合同中,在了解了和对方合作的商业背景和合同目的后,基于过往对软件使用的理解,就一些使用场景以及我司可能会在软件中上传的信息与业务进行了沟通。一方面了解到了这个软件是对方自主开发的,需要提供维护服务;另一方面,在使用软件及其服务的过程中,需要上传一些商业信息。

因此,在购买合同中,一方面需要增加维修的义务,同时限定当无法维修或者逾期不能维修完毕的情况下,我方有单方解除合同的权利。另一方面,需要界定我方在软件使用过程中上传数据的所有权,并限制对方不能基于合同目的以外的其他目的使用,更加不能无故向第三方进行披露,也就是保密条款。

合同起草与审核的关键流程(三步走)

对业务流程的了解决定了协议的可执行性

再比如一份股权转让预约合同,目的是条件成就后,甲方要向乙方转让其持有目标公司的股权。这里面最重要的是此前乙方和目标公司的第一个合作期顺利通过,目标公司与乙方续签合同,甲方同意转让其所持有的目标公司的股权给乙方,作为乙方支持目标公司业务发展的条件。

这个协议,就是要约定条件成就后,如何确保双方能够就股权转让协议签署协议并约定违约责任。一方面要明确条件成就的具体条款,比如明确合作期限要顺利结束,乙方不能中途中止或者违约才能满足条件并且目标公司要和乙方能够顺利签署新的合作协议;另一方面,要明确条件成就后双方的义务,比如多少天内需要签署股权转让的正式协议。如果甲乙任何一方怠于履行该义务的,则约定较重的违约责任。

3.检查核心条款

任何一份协议完成起草或者审核以后,除了整体检查以外,还需要对核心条款进行再三的确认,因为核心条款直接关系到合同目的能否实现。

这里不讨论通用的违约条款、送达条款、验收条款等等,直说业务流程相关的条款。比如采购合同的货款交付和款项支付,软件购买合同的交付软件的规格、日期、维修,再比如股权转让协议的股权比例、股权转让价款。这些条款里面的业务描述、金额、数值、日期等等都要在发出前再三进行确认。

二、如何探索合同背后的需求

今年已经尝试过很多次因为与业务沟通不畅,导致法务团队工作开展受阻的情况出现。这个问题主要还是基于两个不同的职业看待问题的角度不一样所致。业务主要是基于他们的业务需要去寻找合作,他们的目的是想通过合作解决他们的一些需求。

合同起草与审核的关键流程(三步走)

工作职责决定了不同职业有不同的思维方式

因此,他们想得都是业务顺利开展怎么样实现他们的目的,而不是合作不顺利会怎样。所以他们并不怎么关注风险,除非同类的业务,他们曾经因为对方的某些行为遭遇过较大的损失,他们才可能会对某一方面比较关注,但从整体来看,关注风险并不符合他们的现实需要。

站在法务的角度是要保护公司的利益,想清楚哪些业务环节有风险,然后通过设置相应的条款来确保风险出现时公司的利益得到保护。但是,法务仅仅是想通过条款的增加来堵住公司所有的风险点,起草或者修改出一份对自身而言“完美”的合同,但是这样的合同往往难以存活,除非你所在的公司是非常强势的甲方,能够为对方带来巨大的利益,因此能接受不平等的合同条款。

但商业利益的平衡才是合同起草和审核的常态,因此如何探求合同背后的需求就成为了法务工作能否做好的关键所在。

那如何能够探索到合同背后各方的需求呢?个人觉得应该能做到以下两点:

1.明确交易需求背后的一些潜藏因素

比如我司的亚马逊业务团队近期新开发了一款电器产品,需要与一位新的供应商合作。因为新的供应商为该产品付出了一些研发成本和前期费用,因此我司也想和供应商建立长期合作关系。但是基于首次合作的谨慎以及目前的经济环境,供应商提出了较高定金的要求。

这时候如果仅仅转折定金条款不放,显然不利于双方的合作。通过对供应商资信的调查,了解对方的实力以及诉讼纠纷情况。在确认供应商的资信实力没问题以后,我司要求延长剩余货款的支付周期来进行交换,同时约定订单完成多少产品后,定金就降下来。

因此,如何发现彼此的利益关注点,通过利益先后的交换来满足彼此的需求,实现双赢。

2.用非核心条款交换核心条款的修改

对于一些非核心条款,法务同样可以进行修改,这可以作为一个筹码来与对方进行谈判,但是关键还是用来掩护对核心条款修改的底线。

当对方收到一份满是批注的修改后的合同以后,对方需要关注的东西就很多了,但是这里面最重要的,也是唯一需要修改的也许就是核心条款。如果仅仅修改核心条款,也许对方会对这些修改过于敏感。这个时候,适当对非核心条款进行修改,能够帮助我们争取谈判的筹码。

就像战争一样,一些必要的牺牲或者战略性的冲刺其实是为了掩护更为重要的进攻一样,这些非核心条款的作用正式如此。

以上就是个人对于合同起草与审核流程以及背后需求探索的需求,做此记录。

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