公司印章,管好了发财命,管不好要人命

君恒信和 李晨文

公司印章,管好了发财命,管不好要人命

很多律师朋友都应该处理过因为公司印章管理不善而导致纠纷的案子,有的是印章丢失被别人冒用惹了官司,有的是自己刻制了假的印章锒铛入狱,有的则是因为拿着印章胡乱该承担了不该自己承担的责任,所以,看起来公司拿的是几个小小的章子,但它可能会成为公司崩盘的导火索。

回看那些印章惹得麻烦,究其原因其实就是印章管理出了问题,这个问题一方面是老板对印章的认识不足、重视不够,另一方面是认识够了,但细节上的管理不够。

所以,作为创业者、老板,要想不在印章上栽跟头,就要做好印章领域的风险防控,当然了要做防控,最起码的还是要对印章有一个基本的认知。

我先来给大家简单说一说公司的印章和他们的功能。

很多注册过公司的朋友都知道,开公司至少需要三个章,分别的公司的公章、法定代表人名章和财务专用章,等公司实际运营后基于业务需求还会刻制合同专用章和发票专用章,当然了,有些公司基于自己的行业属性或者管理需求还会刻制一些其他名称各异的章,比如项目专用章、部门管理章等印章。所有这些公司的印章,基于名称的不同都会有一些专属的作用和功能。

第一个就是公章,公章是公司印章里权力最大的必备印章,它在法律意义上能全权代表公司的意思表示,如果说公司是国家的话,那公章就是这个国家的传国玉玺,它在使用范围上,除了类似发票必须盖发票专用章这样的特殊规定,是可以用在公司内内外外所有事务上的,大部分情况下,只要盖了公章,不管是不是你公司的真实意思表示,在法律上他都代表着公司对盖章内容的认可,都要承担盖章内容相对应的权利和义务。

其次是法定代表人名章,也就是我们经常口误说的法人章,这个印章他的造型比较特别,大部分都是方形章,上面会刻有公司法定代表人的名字,它和公章一样都是属于公司运营的必备印章,主要是用在公司内部事项办理、银行业务办理、税务业务办理以及工商登记变更等需要法定代表人签字的地方,在使用上和公章其实并没有重合。

第三个章是财务专用章,它是一个比公章小很多的圆形章,上面刻有公司的名称、13位数字编码和财务专用章的字样。作为公司必备印章之一,它经常会和法定代表人名章一起,作为银行的预留印鉴,承担着公司会计核算和银行结算业务的工作,所有公司涉及到对内对外的财务事项处理和银行各种业务办理都得加盖财务专用章。

第四个发票专用章是个椭圆章,印章上面刻着公司的全称、公司统一社会信用代码以及发票专用章的字样,虽然没有发票专用章我们也能开公司,但是,因为没有加盖发票专用章的发票不得作为财务报销凭证,所以只要公司有业务、要开票,就必须得刻制发票专用章,从这个角度来看,发票专用章依然可以说是公司的必备印章,而且功能还非常特殊,连公章都不能替代。

第五个章是合同专用章,他和公章一样是个圆形章,上面通常刻有公司全称、13位数字编码和发票专用章的字样,顾名思义,他的主要功能就是合同的签订,在合同上加盖合同专用章,就意味着在签约范围内代表了公司的意思表示,同意承受该合同的权利义务,但这个章可以说是公章的一个补充,完全可以拿公章来替代,不是公司的必备印章。通常来说,初创公司印章使用没有那么频繁,那合同专用章就没有刻制的必要了。

除了这几个我们常见的印章以外,公司为了方便业务销售和运营管理,通常还会刻制一些用于特殊场合、特殊部门的印章,比如,有些公司会有很多项目,那他们就会为了项目上工作的便利,刻制一个项目专用章,有的公司人力部门事务比较繁琐,也会在内部刻制一个专门用于人事管理的人事专用章。这些章虽然公司内部清楚这是有专门用途的,但是如果对外盖了,在符合一定条件的情况下依然是能代表公司的,依然也能把责任给公司背回来。

总的来说吧,必备章和非必备章没有一个是省事儿的。这么多印章,这么多功能,还都有法律效力,但凡你的管理稍微出点问题,肯定就会有各种麻烦,这些麻烦就有可能导致各种法律风险,那印章管理常见的风险有哪些呢?

首先,是印章生死管不好的风险。这里说的生指的是印章刻制,死呢,就是印章作废。根据规定,印章刻制好以后要到当地公安机关进行备案,如果不备案,一旦有假章出现,就会很难确定哪个章是真的,哪个章是假的,进而公司就有可能要替假章承担责任。同样,基于公司名称变更等原因,需要重新刻制印章的时候,一定要将旧章及时销毁,并登报公告作废,如果只是放起来不管它,那就有可能会被有心人利用,拿上旧章去签合同,再加上我们的旧章也没有公告作废,那很有可能旧章背回来的合同责任也要由公司来承担。

第二个风险是印章太多的风险。很多公司为了提高工作效率,节省办公时间,都会刻制很多印章,基本上是一个部门一个章,一个项目一个章,这样虽然减少了印章来来去去在路上的时间,但同时也等如埋了一堆不定时爆炸的炸弹,这些在特定情况下能代表公司意思表示的印章,随时都有可能给公司背会来一堆责任和债务。

接下来第三个风险是印章随意出借的风险。印章出借,一般分内部出借和向外出借两种情况,内部出借是指为了方便工作,管章的人把印章交给其他工作人员使用的情形,向外出借是指公司为了工商代办、代理记账等各种目的,把印章交给公司以外的人去使用。但不管是内借还是外借,一旦出借就有可能出现实际用章人为了个人利益随意使用印章的情况,而公司作为出借人,大概率是要承担印章随意使用导致的风险和后果的。

第四个风险,是空白文件加盖印章的风险。这种风险在贸易类公司中比较常见,他们为了销售人员跑业务更方便,会在空白合同上预先盖上公司的印章,确保销售能在客户冲动消费的时候确认合作关系,这样做虽然有一定的好处,但一旦有员工随意填写合同内容,公司将因此承担相应的责任和后果。

第五个风险,是印章管理不当的风险。很多公司基于印章管理制度的缺失,对印章的保管、申请、审批、使用和登记都没有相应的监管和约束,这就可能导致公司的印章是谁用的、是谁批的、用了多少次、用到了哪些地方,都无迹可寻。真到了公司无缘无故承担责任的时候,都不知道该去找谁来追究责任,只能打碎了牙往肚子里咽,有苦自己吃。

第六个风险,是印章丢失或被盗的风险。公司印章多多少少都能代表公司的一些意思表示,所以一旦发生印章丢失或被盗的情形,公司应当尽快采取及时报案、登报遗失等补救措施,否则因公司管理不善,导致被盗印章加盖在未知合同上造成的损失,公司应依法承担赔偿责任。

这六个风险就是我们公司印章可能导致的一些常见风险,别看这些风险导致的结果都不小,但其实防控起来并不算难,公司里面类似印章管理之类的事项,只要做到管理不嫌累、细节不嫌繁,基本就不会出什么大问题,即使真的出了问题也能有证据撇清公司的责任。接下来,我们就为大家提供一些印章管理和防控的常见方法。

第一,是给印章做减法。印章越多越难管,这是一个朴素的真理,所以防控印章风险最简单的方法就是给印章做减法,公司内除了公章、法定代表人名章、财务专用章、发票专用章、合同专用章以外,其他比如项目章、部门章等一律都可以减除,而且对于初创公司来说,业务规模比较小、公章使用不频繁,合同专用章其实也可以不要。总的来说,能少则少,越少越好管。

第二,建立印章管理使用制度。俗话说,没有规矩不成方圆,公司印章管理之所以混乱,其原因要么就是压根没制度,要么就是虽然有制度但没法去执行,说白了还是觉得没必要,所以就没好好弄,但其实我们的印章管理制度完全没必要那么复杂,十来句话就能解决问题了,无非就是印章由谁来管理、盖章怎么申请、申请了怎么批、批了怎么登记等印章的具体使用流程,只要明确了盖章流程再加上各个流程对应的责任人和奖惩机制,基本就能搞定印章管理了。在管理制度确定后,我们还要结合管理制度,制作印章使用台账,在台账中明确申请人、申请时间、要盖章的文书、用印的次数、审批人、用印人等详细的用印情况,而且公司负责人还要定期检查印章使用情况,发现问题解决问题,保证每一个盖出去的章都能追根溯源找到责任人。如果公司能做到用章制度加台账使用,那基本就能实现对印章的有效管理了。

第三,在印章监管上要做到用章的不管章、管章的不批章、批章的不用章,实现印章使用、管理和审批的三权分立。很多朋友说我公司就十几个人,有必要这么做吗?当然有了,三权分立是最好的制约管理模式,一个印章如果能受到不同立场、不同权限的三方共同监管的话,出问题的难度就大大增加了。

第四,严格管理公司印章的刻制、封存和销毁。因为随着公司不断的发展、变更,公司会不断地刻制新的印章、销毁旧的印章,所以作为公司的负责人应当定时的盘点公司的现有印章,对于没有备案的要尽快备案登记,对于已经不用或作废的印章要及时的收回进行销毁和封存,并将相关用印记录由印章管理人员按档案管理规定进行存档。

第五,坚持做到四个禁止。一要禁止在空白文书上用印,不管出于什么原因、什么目的,哪怕是拿上章出去,也比在白纸上盖章要强得多;二是禁止一章多刻,印章具有唯一性,千万不能为了业务方便,就刻好几个公章或者好几个合同专用章;三是禁止单人携章外出,印章外带至少两人同行,做到相互监督;四是禁止印章承包外借,再大的利益也要坚持印章不外借,天上不会掉馅饼,肯定有更大风险等着你。

这就是五个常见的印章管理防控的方法,如果我们能按照这五个方法来管理公司的印章,那常见的一些印章风险都能够得到一个良好控制的。

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菩提菩提
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