胡华成：员工离职时HR应准备的流程你知道几个？

无论HR在多大程度上努力减少人才流失，员工的离职毕竟是市场经济下的正常现象。这要求HR一方面努力减少员工离职现象，另一方面，HR也需要熟悉离职管理工作流程，为企业和员工的“和平分手”做出贡献。

离职管理的工作流程如下：

第一步，准备

在准备阶段，HR需要做好解除或者终止劳动合同的相关工作，包括对双方权利和义务方面信息的准备、资料的准备等等。

第二步，告知

在企业做出决定，或员工提出申请之后，需要由HR告知另一方，传递解除或者终止劳动合同的信息，并请对方加以接受。

如果是企业提出辞退员工，需要根据相关法规规定，提出解除或终止劳动合同的通知，否则，就可能发生相应的违法事实。HR在设计解除劳动合同通知书时，需要体现出企业对法规原则的遵守，并能够真正成为具有法律效力的书面文件。

下面是《解除劳动合同通知书》的范本模式：

解除劳动合同通知书

：

依据《劳动合同法》第36条的相关规定，您于 年 月 日与 公司提出协商解除此前 公司与您订立的劳动合同（合同期限： 年 月 日至 年 月 日），公司予以同意。

经协商一致后，您的劳动合同于 年 月 日解除。

您需要结算一下薪资和补偿金事项：

1、您薪资结算至 年 月 日；计 元；

2、此种情形下公司不需要支付经济补偿金。

您需要办理以下交接手续：

1、 ；

2、 ；

以上事宜完成后，按照公司离职规定办理离职手续。

公司

年 月 日

注：本劳动合同解除书一式两份，公司和劳动者各持一份，具有同等法律效力。

第三步，面谈

在合同决定解除或者终止之后，无论提出方是企业还是员工，HR都需要和员工进行离职面谈。这种离职前的吗面谈，能够帮助HR充分明确离职原因，并找到调整企业人事工作的对策。

第四步，清理

由HR和离职员工双方进行相关事务的清理，包括企业和离职员工相关权利和义务的兑现等。

清理事项包括下面的内容：

1、行政后勤部门

包括领用物品的规划，HR可以将物品和员工领用物品上的记录项目进行一一对应清理；损坏、遗失物品的确认、赔偿责任履行。

2、财务部门

包括是否有客户应收账款、是否有从财务部门借出的款项，是否存在还没有报销的出差费用等。

3、人力资源部

是否存在违纪处理项目，需要履行经济责任；是否存在培训服务期限协议需要履行；是否存在保密协议需要履行；是否需要签订竞业限制协议并启动履行；是否符合提前3天或30天提出离职或解除合同的规定等。

第五步，交接

离职员工需要讲自己并没有完成的工作和相关事务，向企业指定的承接人做好转移和交接工作。主要包括下面的工作：

1、离职员工，向上级报告未完成的工作内容，例如其代表公司和客户签署的协议、合同、合作意向等，其中完成部分和尚未完成部分，都要对上司汇报完整清楚。

2、和工作相关信息的汇报和交接。

3、岗位生产或工作工具的交接；

4、其他部门所需要的管理事项的交接。

第六步，清算

根据离职员工的特点，包括其岗位的特点、掌握资源情况，分别进行岗位上的物质清算、财务清算、人事事务清算和利补偿清算等。

在清算过程中，对离职工资和经济补偿金的清算内容应更为注意，其中包括：

1、离职当月的工资清算内容；

2、经济补偿金的核算内容；

3、如果有培训服务期的协议违约责任，也需要进行清算；

4、如果有竞业限制协议，企业需要履行补偿金。

下面是辞职清算表的模板。

离职工作交接清单

第七步，签署协议并存档

在离职手续处理结束之后，HR应该将员工个人的所有工作资料进行整理归档，并保存至少两年以上。

需要注意的是，存档的资料还包括离职证明，根据相关法律规定，企业在为员工办理离职手续时，必须出具一份离职证明。

另外，除非劳动合同到期，对于那些劳动合同还在有效期内的员工，企业应该和他们签署《解除劳动合同协议书》，其内容应当尊重事实，根据实际解除劳动合同的缘由如实填写。

总之，和离职人员有关的存档资料，其清单如下：

1、员工离职申请或解除（终止）劳动合同通知书；

2、员工物品领用卡；（公司应保留原件）

3、员工离职清算单；（公司应保留原件）

4、离职证明；（公司应保留复印件）

5、离职体检报告；（公司应保留原件）

6、解除劳动合同协议书；

7、离职员工人事文件签收记录表；

8、退工单、退社会保险单、退住房公积金单；

9、在企业内工作期间签署的文件；

10、员工入职时所递交的资料。

第八步，核对检查

对上述步骤进行逐一核对检查，确认没有差错，就可以对离职处理工作加以结束。

本文作者：胡华成 HR商学院院长，转载时请联系作者本人授权。