关于律师函的起草与注意事项

律师函是指律师事务所基于委托人的委托，指派律师针对特定法律事务，根据委托人陈述或提供的材料，结合法律向第三方进行披露和分析，旨在要求第三方履行义务，或向第三方通知相关事项、获得相关信息，或旨在引起一定法律效果的专业法律文书。上海市律师协会《律师签发律师函业务操作指引（试行）》（2021）第二条

律师函的起草工作是律师的一项基本业务，笔者自实习以来协助指导律师草拟的律师函也有一定量了，一开始起草律师函还需要指导律师进行较多修改，现在基本可以直接发给客户并直接签发函了，笔者对自己的进步有明显感知，但是即使如此，在每起草一封律师函也会有新的问题或者新的想法，有时也会因为粗心产生一些小问题，包括内容和形式上的问题。

本文拟就起草律师函工作流程及相关注意事项做一个总结梳理，以期对今后的律师函起草工作有所助益。

根据律师函的定义可知，第一，接受委托人委托的对象是律师事务所，律师事务所再指派律师为特定法律事务；第二，律师函要基于委托人陈述或者提供的材料结合法律来提出意见；第三，律师函的目的是向第三方通知相关事项、获得相关信息或者引起一定法律效果的文书。

从接受委托到拟写、签发律师函大致包括如下流程，第一，发起利冲、办理委托手续；第二、进行事实审查、法律分析；第三、起草律师函；第四、签发、邮寄律师函。

第一、发起利冲、办理委托手续

1明确主体。接受哪方委托、是否同时接受关联方的委托、对方发函的主体是谁，公司名称是否有变更，需要查询最新的工商信息；是否需要发函至关联方；与纠纷相关的第三方有哪些，是否有必要纳入利益冲突检索，这些都需要在利冲阶段明确。

2发起利冲。通过律所OA系统发起利冲，检索是否存在利益冲突，如存在利冲，需要与异向利冲合伙人协商，确定我方能否接受委托。

3签订委托合同，出具授权委托书。委托手续必须齐全，明确、报价要符合律师收费相关规定，保证其合法性，防范职业风险。

第二、进行事实审查、法律分析

1事实审查。和委托人沟通，收集相关证据材料，了解基本事实，认真听取委托人的诉求，明确致函主体、审查委托人的合法权利、诉求的合法性、第三方是否存在委托人所述的侵权行为或违约行为，委托人提供的证据材料能否支持其主张，是否需要补充材料。

2法律分析。事实审查后，着重分析双方的法律关系、请求权基础，案件要点，拟定律师函的签发策略，并经委托人确认。

3起草提纲。在材料搜集完毕以后经与委托人确认，事实脉络基本清晰的前提下，律师可以先行起草律师函提纲。

第三、起草律师函

1标题：关于XX公司XX事宜的律师函

2内容：（1）引言；（2）正文；（3）结束语；

（1）引言部分

说明律师函根据委托人的授权签发；说明指派××律师就××事宜签发；说明根据××法律及相关法律、法规、规章签发。

如：XX律所受XX之委托，指派XX律师，就XX事宜，依据我国《××法》《××法》及相关法律法规之规定，郑重致函你方：

（2）正文包括事实概述、法律分析及告知事项

1事实概述。一般依据法律事实或时间的顺序叙述，不宜使用大篇幅来叙述，叙述出重要事实和基本事实即可，注意详略、突出重点。

2法律分析。列明法律依据或合同依据，明确法律适用，并列明符合要件的事实，对论点进行论述和证明，分析意见应该严格依据现行法律法规的规定进行分析，不能为迎合委托人的心理牵强附会、强词夺理，也不宜就仲裁机关或人民法院尚未作出裁判的事实作肯定的结论性意见；

3告知事项。清晰明确提出主张或者解决方案，并告知如未采取相应措施及履行相应义务所可能承担的法律后果或可能承担的违约责任等。

（3）结束语

① 做出声明。如：上述要求不代表委托人放弃主张根据法律规定及双方约定而享有的其他权利。

② 联系方式。经办律师应将自己及委托人的准确联系方式附后。联系方式留经办律师的座机、邮箱等，建议不留委托人的联系方式。

3格式：logo要加；段落间距可0.5-1行；可宋体或仿宋；

Tip:错别字的检查

写作完成后，应当通读、检查律师函，纠正错别字、规范用语语法、调整格式。律师函如果出现低级错误，不管是对方还是客户发现，都很下头的，认真检查！

第四，签发、邮寄律师函

律师函应由律师事务所加盖律师事务所公章及经办律师的律师章；若有相关材料需作为律师函附件一并附后，可在律师函中明确载明。

律师函邮寄注意事项

律师函除了主张权利、通知事项之外，还有中断诉讼时效的效力。根据《民法典》第一百九十五条 有下列情形之一的，诉讼时效中断，从中断、有关程序终结时起，诉讼时效期间重新计算：（一）权利人向义务人提出履行请求；（二）义务人同意履行义务；（三）权利人提起诉讼或者申请仲裁；（四）与提起诉讼或者申请仲裁具有同等效力的其他情形。《最高人民法院关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干问题的规定》第十条　具有下列情形之一的，应当认定为民法通则第一百四十条规定的“当事人一方提出要求”，产生诉讼时效中断的效力：

（一）当事人一方直接向对方当事人送交主张权利文书，对方当事人在文书上签字、盖章或者虽未签字、盖章但能够以其他方式证明该文书到达对方当事人的；（二）当事人一方以发送信件或者数据电文方式主张权利，信件或者数据电文到达或者应当到达对方当事人的；（三）当事人一方为金融机构，依照法律规定或者当事人约定从对方当事人账户中扣收欠款本息的；（四）当事人一方下落不明，对方当事人在国家级或者下落不明的当事人一方住所地的省级有影响的媒体上刊登具有主张权利内容的公告的，但法律和司法解释另有特别规定的，适用其规定。

前款第（一）项情形中，对方当事人为法人或者其他组织的，签收人可以是其法定代表人、主要负责人、负责收发信件的部门或者被授权主体；对方当事人为自然人的，签收人可以是自然人本人、同住的具有完全行为能力的亲属或者被授权主体。

所以当我们主张律师函中断诉讼时效后，邮寄律师函应当能够证明信件“到达或者应当到达对方当事人”；那结合司法实践情况，我们可以如下操作：

第一，邮单的地址。对方为自然人的，以户籍地或者经常居住地、合同约定送达地邮寄，如有多个地址的，均寄一份；对方为法人的，工商注册地寄一份，电话写工商电话、公司电话；收件人可以写公司名称、法定代表人、主要负责人或者负责收发信件的部门；

第二，邮单上的备注内容。最好是备注XX致XX关于XX的律师函附函号；也可以备注律师函附函号；但是我们在实务中，有些人会看到邮单备注律师函，就拒收，虽然有生效判例认定“拒收”退件也可认定为产生中断诉讼时效的效果，如天津中海物业管理服务有限公司与司雪冰物业服务合同纠纷，关于诉讼时效问题。依据原告提交的证据可以认定，原告于2019年6月份向被告购房时预留的地址寄发了催费律师函，虽该邮件因拒收被退回，但依据《中华人民共和国民法总则》第一百九十五条的规定，产生时效中断，应重新计算。[(2020)津0112民初3937号]但是为了确保实际送达并签收，我们会备注：关于XX与XX的函（函号:XXX）或函（函号：XX）,这样，邮单备注的函号也可以和律师函的函号对应，当事人也可以对应，从而证明该邮件返单的内容即为该律师函，也能一一对应上。

第三，律师函的函后跟踪及归档工作。是否送达、是否有退件、是否收到返单；对方是否及时联系我方，联系客户对方是否提出新的观点等；这些都要后续持续关注。同时，在完成律师函签发业务后，应立即将相关材料立卷归档，签发版律师函pdf+底单、返单和委托代理合同等，可参考如下：

（1）法律服务合同；

（2）工作底稿；

（3）律师事务所对重大、疑难情形进行的讨论、审批材料；

（4）决定不予签发的，应将不予签发的通知书附卷；

（5）《律师函》邮寄留存档及ems快递底单；

（6）单项业务中律师事务所发票附联；

（7）《律师函》的签收情况。

附：律师函格式模板[上海市律师协会《律师签发律师函业务操作指引（试行）》（2021）]

律 师 函

（ ）××（ ）律函字第 号

××公司：

××事务所（以下简称：“本所”）系于中华人民共和国（以下简称：“中国”）合法注册的从事中国法律服务的律师事务所。本所受××公司（以下简称为“××公司”）的委托/本所作为××公司（以下简称为“××公司”）的常年法律顾问，指派本所××律师、××律师就贵司××××一事，依据我国《××法》《××法》及相关法律法规之规定，特向贵司致函如下：

一、委托人陈述的基本事实

××年×月×日，……以上事实正在进一步调查取证中。

二、法律分析及法律后果

根据××公司向本所提供的上述事实及证据，我们认为：……贵司××行为的性质及可能应当承担的法律责任……

三、解决问题的方法及建议

为弥补××公司的损失，妥善解决上述纠纷，并避免诉累，请贵司在收到本函之日起×日内履行……义务：……

如贵司不愿接受××公司的要求，可能会导致双方分歧及误会加深，促使××公司通过诉讼等法律途径维护其合法权益，故请贵司慎重考虑本律师意见。本律师函作出法律分析所依据的事实系由委托人提供，并不排除与客观事实有所出入的可能。

贵方如对本律师函涉及事实有异议，或对问题的解决有其他合理建议，请直接与本律师联系沟通。

本律师函不得以任何方式被解释为委托人对权利作任何放弃、义务作任何增加。（提示：经办律师签发律师函时，无须照搬上述一、二、三点所列纲要语句，只需按上述结构要求表述即可。）

特此函告！

律师联系方式：……

委托人联系方式：……

（××）律师事务所

xx 律师

××年×月×日

寄送地址：联系方式：Ems单号：附件：